Dolní řádek je: Pokud to nemůžete dokázat, neodpočítávejte ho.
Je skvělé, abyste byli schopni provést daňové odpočty všech vašich podnikatelských výdajů, ale je dokonce lepší, abyste dokázali, že tyto odpočty v rámci auditu IRS. Máte-li příslušného daňového zpravodaje, požádá tato osoba o veškerou dokumentaci o vašich daňových odpočtech.
Takže předtím, než půjdete s vaším daňovým zpracovatelem s vaší papírou ( NEJe v krabici na boty , prosím!)
V tomto článku se podíváme na některé jednoduché obchodní výdaje, vždy se ptáme: "Jak mohu prokázat, že to je skutečný obchodní výdaj?" A my se vždy podíváme na tyto transakce z pohledu IRS a Vašeho daňového zpracovatele.
Nejdůležitějším faktorem, který si musíte pamatovat, je, že MUSÍte být schopni ukázat nejen to, že transakce proběhla, ale že to bylo pro BUSINESS ÚČEL.
Nákup majetku nebo platebních nákladů
Koupíte tiskárnu typu All-in-One od společnosti Best Buy pro vaši firmu. Napíšete šek z vašeho firemního účtu nebo použijete obchodní kreditní kartu. Takže to stačí ukázat, že to jsou obchodní náklady, ne? Právě ne. Uložení zrušené šeky nebo potvrzení o kreditní kartě je jen jedna část vašeho důkazu. Zrušená šek nezobrazuje, co jste koupili. Použití kreditní karty je lepší, protože doklad o nákupu zobrazuje.
Je také zapotřebí potvrzení o pokladní hotovosti s zrušenou šekovou kartou, abyste zjistili, co jste skutečně zakoupili.
Platba z osobního účtu
Platba výdajů z vašeho obchodního bankovního účtu nebo obchodní kreditní karty funguje stejným způsobem. Samozřejmě byste měli používat samostatný obchodní nebo spořicí účet nebo obchodní kreditní kartu.
Zatímco u vašich osobních účtů není nutně problém, je těžší prokázat, že tato osobní kontrola byla použita pro obchodní účely.
Při prvním spuštění vašeho podnikání možná budete muset použít několik osobních účtů. Například jsem nedávno vytvořil novou LLC a musel jsem použít osobní kontrolu pro registraci v mém státě. Pokud používáte osobní účet pro obchodní účely, ujistěte se, že máte spoustu dokumentace. V tomto případě jsem vytiskl potvrzení od státního tajemníka, že jsem zaplatil za registraci společnosti LLC. V tomto případě bylo těžké uvěřit, že je to pro osobní potřebu.
Použití protokolů výdajů
Některé náklady jsou těžší dokázat než jiné. Dva velké příklady toho jsou cestovní výdaje, včetně kilometrů a nemovitostí uvedených na seznamu. Za obou okolností je nejlepším způsobem, jak uspokojit požadavek IRS na doložení výdajů, uchovat log.
IRS upřednostňuje důkaz "v době" . To znamená, že poznámka, kterou uděláte na výplatní pokladnici nebo potvrzení o příjmu nebo ujeté kilometry v době, kdy jsou peníze vynaloženy, je lepší než seznam, který jste napsali na konci roku.
Uchovávání záznamu o kilometrech je, vím, udržení záznamu o kilometrech je obrovská bolest. Znamená to, že pokaždé, když se dostanete do vašeho vozu (nezáleží na tom, jestli podnik zaplatil za auto, mimochodem), musíte zaznamenat:
- Datum
- Míra kilometrů
- Kam jsi šel
- Účel - obchodní nebo osobní - co nejpřesněji.
Chcete-li to ulehčit, bere na vědomí počty kilometrů na vozidle k 1. lednu roku a pak si uvědomte, prosím, kilometrový výkon pouze pro obchodní účely.
Chcete-li odečíst výdaje na kilometrový provoz, ať už se jedná o standardní odpočet nebo o skutečné výdaje, musíte prokázat, že jste automobil použili nejméně 50% času pro podnikání.
Tip: Pokud jste připojeni k vašemu smartphonu, vyzkoušejte aplikaci o kilometrech nebo náklady. Ušetří vám spoustu papíru a vaše online výpisy zůstanou online.
Konečně, nezapomeňte, že dojíždění do zaměstnání (chodí sem a tam do práce) se nepovažuje za odpočitatelné cestovní náklady. Zatímco můžete sledovat náklady na dojíždění do zaměstnání, nezapojujte je do vašeho obchodního cestovního protokolu.
Použití cestovních dokladů
Kromě protokolu o kilometrech, pokud cestujete pro podnikání, budete muset sledovat příjmy za výdaje.
Tyto výdaje, například kilometry, jsou pečlivě sledovány auditorem IRS, protože je snadné zahrnout osobní cestovní výdaje do služebních cest.
Nejlepší způsob, jak dokázat výdaje na cestovní výdaje (včetně hotelů, letů, autopůjčoven, stravování a zábavy), je použití kreditní karty (samozřejmě s použitím vaší vizitky) s dalšími poznámkami k obchodnímu účelu. Uveďte poznámku v okamžiku, kdy vynaložíte náklady. Mohli byste také použít denní plánovač, schůzku s termíny nebo kalendář pro zaznamenání obchodních událostí a pak je spojte s příjmy.
Zakoupené vlastnosti
Podívejme se blíže na zakoupenou tiskárnu typu vše v jednom. Tiskárna může být také použita pro osobní tisk a IRS kategorizuje tyto typy vlastností jako vlastnost uvedenou v seznamu . Jsou na seznamu, protože mohou být použity pro osobní nebo obchodní účely. IRS vyžaduje vyšší míru důkazu o obchodním využití.
Musíte konkrétně dokumentovat, jak používáte uvedené vlastnosti. Nejlepším způsobem je uchovat protokol s majetkem (jako je popisek výdajů popsaný níže). Pokaždé, když používáte tiskárnu nebo jinou uvedenou vlastnost, uveďte datum, použití (počet kopií, například), konkrétní úlohu (tisk kopií brožury pro podnikání) a zda je použití obchodní nebo osobní. s tiskárnou, jako jsou kazety.
Na konci roku byste měli být schopni ukázat procento využití pro podnikání a poté jej přiřadit k nákladům. Například, pokud zjistíte, že jste použili tiskárnu 60% času pro podnikání, můžete ušetřit 60% nákladů jako podnikový odpočet.
Připomínáme, že pokud máte nemovitost v místě vašeho podnikání (NEJeho domácí kancelář ), nemusíte mít záznam. Všechna použití v místě podnikání se předpokládá, že je pro obchodní účely.
Použití výpisů účtu
Řekněme, že jste ztratili výplatu kreditní karty nebo nemáte zrušenou kontrolu pro nákup tiskárny. Můžete použít výpis z bankovního účtu nebo výpis z kreditní karty k prokázání nákupu podniku, ale budete potřebovat další ověření z knihy událostí, kalendáře nebo denního plánovače.
Taková věc neexistuje jako příliš mnoho důkazu
Pokud existují nějaké pochybnosti o tom, zda jsou některé výdaje pro obchodní účely, je nejlepší mít několik způsobů, jak dokázat jejich výdaje.
Váš systém obchodních záznamů
Konečně, záznamy o těchto výdajích na podnikání by měly být součástí vašeho celkového systému vedení obchodních záznamů.