Formulář W-2 obsahuje informace o mzdách zaměstnanců vyplácených v předchozím kalendářním roce a o zadržení z těchto mezd, jakož i informace o dávkách a ostatních odpočtech z mezd.
Kdy jsou splatné formuláře W-2?
W-2s mají zaměstnanci ke konci ledna za předchozí kalendářní rok. Pokud je 31. ledna víkend nebo prázdniny, zprávy se očekávají následující pracovní den. Zde jsou klíčové termíny splatnosti daně z příjmů na konci roku, které jsou splatné v daném roce.
Formuláře W-2 jsou dány Správou sociálního zabezpečení do 31. ledna. Poté, co jste zaměstnancům dali formuláře W-2, musíte také tyto formuláře předložit společně s formulářem W-3 na adresu Social Security Administration (SSA).
Ledenová lhůta je pokusem o omezení daňových podvodů, ale znamená, že byste měli zaměstnancům doručit formuláře W-2 dříve v lednu, takže mají možnost se je podívat předtím, než budou podány. Dřívější distribuce zaměstnancům sníží chyby ve formulářích W-2 , takže nemusíte podávat opravenou W-2.
Sběr informací pro přípravu formulářů W-2
Informace o tomto formuláři pocházejí z vašeho mzdového rejstříku, který zobrazuje celkový součet mezi každým zaměstnancem o mzdách a zadržení, spolu s odpočty na zdravotnické plány, zdravotní spořitelní účty a další položky.
Zde je podrobnější informace o informacích, které budete potřebovat k přípravě těchto formulářů W-2.
Obtížnost: Průměrná
Požadovaný čas: Závisí na počtu zaměstnanců a počtu odpočtů a dodatečných plateb
Zde je návod na přípravu formuláře W-2
Informace zaměstnavatele
Pro každou přípravu W-2 budete muset zahrnout informace o vaší firmě: číslo zaměstnavatele (EIN) a jméno a adresu zaměstnavatele.
Kontrolní číslo
Pokud budete platit mnoho zaměstnanců, můžete na každé W-2 přidat číslo interního řízení. Číslo můžete vygenerovat sami, nebo váš software pro zpracování mzdových účtů může generovat toto číslo.
Zaměstnanecké výdělky Budete také potřebovat
- Celkové mzdy, tipy a další náhrady (rámeček 1). Jedná se o hrubé platy pro všechny hodinové a platové zaměstnance.
- Celková částka zadržení (rámeček 2)
- Celková mzda sociálního zabezpečení (až do maximální výše sociálního zabezpečení ) (rámeček 3). Některá mzda není zahrnutá v mzdách sociálního zabezpečení , takže budete muset snížit vstup o tyto částky.
- Celková nezdanená daň z majetku sociálního zabezpečení (rámeček 4)
- Celkové mzdy a tipy Medicare (stejně jako celkové mzdy) (rámeček 5)
- Dávka z Medicare (Box 6). Tato částka zahrnuje částku dodatečné daně z Medicare pro vyšší placené zaměstnance.
- Tipy pro sociální zabezpečení (rámeček 7) a přidělené tipy (rámeček 8)
Dále budete potřebovat informace o zaměstnancích a celkové mzdě a zadržení pro každého zaměstnance za poslední rok:
Ostatní platby. Možná jste zaplatili zálohové platby EIC (úvěr ze zisku z příjmů) (rámeček 9) a dávky závislé na péči (rámeček 10) vyplácené zaměstnancům.
Informace o účasti na penzijním plánu, statutární zaměstnanci
Na každém W-2 musíte zkontrolovat příslušné políčko, pokud se zaměstnanec podílí na penzijním plánu (rámeček 13) nebo na nekvalifikovaném plánu (rámeček 11), pokud je tento zaměstnanec statutárním zaměstnancem (box 13), nebo pokud zaměstnanec přijatá nemocenská odměna třetí osoby (rámeček 13.
Kolonka 12
Kolonka č. 12 se týká částek pro jiné kompenzace nebo hlášení, a to pro vstup do 1-4 políček. Některé z nejběžnějších informací pro Box 12:- Nezaplacené sociální zabezpečení, RRTA (důchod na železnici) nebo daň z Medicare, na tipy nebo skupinové životní pojištění
- Volitelné odklady k 401 (k), 403 (b) a dalším kvalifikovaným penzijním plánům
- Nezdanitelná nemocenská odměna
- Zlaté padákové platby
- Exkluzivně hrazené stěhovací výdaje
- Příspěvky na zdravotní spořitelní účty nebo zdravotní spořitelní účty
- Nepovolené akciové opce zaměstnanců
- Určené příspěvky Roth podle 401 (k) nebo 403 (b)
- Náklady na zdravotní pokrytí sponzorované zaměstnavatelem pomocí kódu DD podle zpravodajských požadavků zákona o cenově dostupné péči
Kolonka 14
Položky v kolonce č. 14 se týkají jiných odpočtů nebo odškodnění, které musí být zaměstnancům zpřístupněny za jejich daňové přiznání. Například- Penze po zdanění
- Automatické úhrady
- Zvláštní daně pro Kalifornii, New York, New Jersey a Washington
- Charitativní příspěvky odečtené od platů zaměstnanců
- Zdravotní pojištění a srážky z odstupného
- Jednotné srážky ( náklady na uniformy )
- Odpočty odměn Únie
- Nezdanitelný příjem
- Náklady na vozidla zahrnuté v mzdách (100% z leasingové hodnoty vozidla poskytnutého zaměstnanci a zahrnutých do pole 1 mzdy)
- K dispozici je také políčko pro položky "Ostatní - ne na seznamu", které jste odebrali od zaměstnanců
Státní a místní informace
V této části zadáte informace o státní a místní mzdě a zadržení. Zadejte:Všimněte si, že ve formuláři je místo pro dva stavy a dvě lokality. Pokud někdo pracoval ve více než dvou státech nebo lokalitách během roku, použijte druhý W-2, aby obsahoval další informace.
- Dvoumístný státní kód a státní daňové identifikační číslo vašeho podniku (zeptejte se oddělení vašeho státu na příjmy) (kolonka 15)
- Státní mzdy (kolonka 16)
- Zdaněná daň z příjmů státu (rámeček 17)
- Místní mzdy, pokud existují (rámeček 18)
- Místní daň z příjmů zadržená (kolonka 19)
- Název lokality (pole 20)
Zkontrolujte přesnost
Utraťte čas, abyste se ujistili, že informace, které poskytujete zaměstnancům (a nakonec správním úřadům sociálního zabezpečení a IRS), jsou přesné. Zkontrolujte celkový počet mzdových registrů za rok a spusťte W-3, abyste zajistili přesnost všech informací, které předkládáte.Předtištěné formuláře
Pokud tisknete své vlastní formuláře W-2, můžete je získat z několika zdrojů:W-2 je vícesložkový formulář. Zde jsou stránky tohoto formuláře:
- Stránka webových stránek objednávky IRS (trvá 7-15 dní)
- Dodavatel online formulářů nebo kancelářský obchod.
- Kopie A přejde do správy sociálního zabezpečení. Kopie A je obvykle vytištěna v červené podobě.
- Kopie 1 se týká města, státu nebo lokality
- Kopie B je pro podání s federálním daňovým přiznáním zaměstnance
- Kopie C je pro záznamy zaměstnance
- Kopie 2 je další kopie pro jiné město, stát nebo lokalitu
- Kopie D je pro záznamy zaměstnavatele.
Tisk W-2s
Vytiskněte formuláře a zkontrolujte, zda jsou zarovnány s předtištěným formátem, pokud máte nějaký.Distribuujte W-2s
- Zaměstnanci: Kopie B, C, 1 a 2
- K administraci sociálního zabezpečení - kopii A. SSA vyžaduje, abyste do konce února odeslali kopii A z každého zaměstnance W-2 spolu s formulářem W-3 .
- Uložte kopii D pro své záznamy.
Stále zmatená Forma W-2? Odpovědi na vaše dotazy o formuláři W-2 2011
Tipy pro přípravu formuláře W-2
- DIČ vašeho podnikového daňového identifikačního čísla NENÍ vaše ID číslo daně z prodeje. Mnoho států používá federální daňové identifikační číslo (EIN) a přidá čísla na konec. Informujte se u svého státního oddělení o příjmech .
- Příjmy z tipů. Zaměstnanecké výnosy podléhají daním ze sociálního zabezpečení a daním z Medicare, včetně dodatečné daně z Medicare.
- Kolonka 12 - Více než 4 položky
Pokud máte pro Box 12 více než 4 položky, budete muset položit další položky na druhou položku W-2. Nezahrnujte ale mzdu a odmítnutí zaměstnance na tomto doplňkovém W-2. - Formulář W-3 spolu s kopií A ze všech formulářů W-2 zaměstnanců je dlužen do Správy sociálního zabezpečení do 31. ledna. Když jste dokončili W-3 a máte všechny formuláře W-2, pošlete je zaměstnancům co nejdříve, aby měli možnost přezkoumat formuláře. Pokud zjistí chyby, můžete je opravit před odesláním konsolidované zprávy do SSA do 31. ledna.
- Odmítnutí odpovědnosti
Informace uvedené v této příručce "Obecné účely" slouží k získání informací, které potřebujete k přípravě a tisku formulářů W-2. Není zamýšleno být daňovým poradenstvím a v žádném případě se tato informace nepokouší být úplná nebo vám řekne všechny informace, které musí být zahrnuty ve vašich formulářích W-2 . O informace o konkrétní situaci se obraťte na svého daňového poradce.