Počet let se liší v Kanadě a USA
Odpovědět:
Pro daňové účely musíte uchovat vaše daňové přiznání a další obchodní záznamy po dobu šesti let, pokud se agentura pro daňové úlevy (CRA) rozhodne prověřit vaše daňové přiznání a / nebo prověřit vaši malou firmu. ( Nepožadujete audit CRA, vyhnout se těmto 10 červeným vlajkám .) To zahrnuje záznamy v papírové nebo elektronické podobě a měly by obsahovat veškerou podpůrnou dokumentaci o příjmech a nárocích na odpočitatelné výdaje.
U daňových přiznání v USA "uchovávejte záznamy po dobu tří let ode dne, kdy jste podali původní vrácení, nebo dva roky od data, kdy jste zaplatili daň, podle toho, co nastane později, pokud podáte žádost o úvěr nebo vrácení peněz po podání vašeho výkazu. rekordy za sedm let, pokud podáte nárok na ztrátu z bezcenných cenných papírů nebo odškodnění špatného dluhu "(IRS).
Další informace:
Co se v Kanadě považuje za obchodní příjmy?
Jaké obchodní výdaje lze odečíst?
Kanadská daňová agentura (CRA) tvrdí, že "pokud podáte svůj výkaz včas , uchovejte si záznamy nejméně šest let po skončení daňového roku, na který se vztahuje" (zdůraznil). Šest let je však od konce období, pro které bylo podáno daňové přiznání, takže pro daňové přiznání podané v roce 2015 musíte uchovávat záznamy do 31. prosince 2021 (jeden den méně než sedm let). Většina podniků uchovává své záznamy po dobu sedmi let, aby se vyhnula nejasnostem.
Pokud jsou vaše záznamy v elektronické podobě, musí být k dispozici ve formátu, který čte CRA. Další informace o požadavcích na uchovávání elektronických záznamů naleznete v elektronickém záznamu ICR5_C1 v oblasti CRA.
IRS může přijímat elektronické účetní záznamy z nejpopulárnějších účetních softwarových programů a může je požadovat, aby snížila tištěný papír a snížila potřebu následných požadavků.
Co když apeluji na daňový rozsudek?
U kanadských daňových přiznání také CRA varuje, že pokud jste podali daňovou námitku nebo odvolání , měli byste uchovávat vaše záznamy až do vyřešení problému a až do uplynutí lhůty pro podání dalšího odvolání (což může znamenat vedení záznamů za fiskální rok delší než šest let).
Totéž platí i při odvolání daňového úsudku v USA - uchovávejte všechny záznamy, dokud proces odvolání nebude dokončen.
Mějte na paměti, že při podávání odvolání k daňovému rozsudku, kromě uchovávání kopií veškeré papírové korespondence, byste měli rovněž vést písemné záznamy o každém setkání nebo telefonickém rozhovoru s daňovými úředníky, včetně data, času a tématu konverzace. Vedení důkladných záznamů zvýší vaše šance na úspěšné odvolání.
Mohu získat výjimku pro šestileté pravidlo?
Pokud chcete v Kanadě zlikvidovat své obchodní záznamy dříve, než skončí šestiletá minimální doba, musíte získat od ředitele vašeho daňového úřadu písemné povolení. Formulář, který je k tomuto účelu použit, je T137, požadavek na zničení knih a záznamů. Kanadská daňová agentura může nebo nemusí udělit výjimku. Pokud zničíte své papírové nebo elektronické záznamy dříve než šest let bez povolení od CRA, můžete být předmětem trestního stíhání.
Upozorňujeme, že ratingová agentura může také požadovat, aby některé nebo všechny záznamy byly uchovávány na další časové období.
Co když zavřu svou firmu ?
Pokud vaše firma není zapsána do obchodního rejstříku (např. Je to výhradní vlastník nebo partnerství ), musíte uchovat své záznamy i po dobu šesti let od konce posledního daňového roku. Zakládaný podnik musí uchovávat záznamy o dvou letech od data zrušení společnosti.
Co když jsou moji záznamy ztraceny, ukradeny nebo zničeny (ohněm, záplavami atd.)?
Pokud jste požádali CRA nebo IRS o nárok na odpočet, ale nemůžete poskytnout příslušnou podpůrnou dokumentaci, vaše nároky pravděpodobně budou odepřeny. Pokud byly záznamy odcizeny nebo zničeny aktem Božím, nebo pokud můžete předložit důkaz o krádeži nebo zničení, jako jsou fotografie poškození, kopie policie nebo hlášení o požáru apod.
CRA / IRS může na vaše nároky přihlížet příznivěji. Při uplatňování odpočtů však důkazní břemeno je na poplatníka .
Je vaší povinností přijmout veškerá přiměřená opatření, aby bylo zajištěno, že vaše papírové / elektronické knihy a záznamy jsou chráněny , ať už jsou uloženy ve vašem vlastním obchodním prostoru nebo třetí osobou (například účetním nebo účetním). Zálohované kopie by měly být vytvořeny a uchovávány v bezpečném úložišti nebo (pro elektronické dokumenty) na zálohovacím médiu nebo v cloudu.
Pokud nemáte záložní kopie, budete muset vynaložit veškeré úsilí na rekonstrukci svých záznamů tím, že budete kontaktovat banky, společnosti zabývající se kreditními kartami, dodavateli apod. Pro kopie vašich záznamů. Můžete také požádat o pomoc daňového právníka k jednání s CRA nebo IRS.
Viz též:
Maximalizujte slevy na dani z příjmů z podnikání
7 tipů pro vedení obchodních záznamů
Zpět na> Často kladené otázky týkající se daně z příjmů v Kanadě