Správa dobrých obchodních záznamů znamená nižší daňový stres
Zatímco většina z nás ovšem považuje management obchodních záznamů za špičkovou práci a má tendenci dávat nízkou prioritu, dobré vedení záznamů nejen usnadňuje pracovní život, ale může nám poskytnout skutečné snížení stresu v daňové době.
Zde je to, co můžete udělat, abyste spravovali správu záznamů snadné:
1. Udržujte svoji firmu a osobní výdaje odděleně
Zní to snadně, že? Ale to je ta část správy záznamů, která vypíná většinu lidí. Máte-li potenciálního klienta vyrazit na kolo golfu, například je to osobní výdaje nebo obchodní výdaje? (Odpověď je osobní, protože zelené poplatky nejsou odečitatelné obchodní náklady.) Vozidla, která používáte z osobních i obchodních důvodů, jsou dalším trvalým problémem. Potřebujete vědět, co se kvalifikuje jako oprávněné obchodní výdaje a co ne, a ujistěte se, že vaše obchodní záznamy to odrážejí přesně.
2. Získejte dostatečnou dokumentaci pro veškeré obchodní náklady
Mnoho podnikatelů dělá chybu, když si myslí, že "seznamy" jsou dost dobré pro účely správy záznamů. Například mají na výpisu z kreditní karty seznam nákupů a domnívají se, že je to dost dobré, pokud jde o nárok na tyto nákupy jako obchodní výdaje.
Bohužel agentura CRA (Canadian Revenue Agency) je náročnější. Nepřijímá výpisy z kreditní karty nebo zrušené šeky jako dostatečnou dokumentaci výdajů, pokud by byla obvykle vystavena faktura nebo doklad . IRS je více odpouštějící a při nepřítomnosti potvrzení přijme obecně prohlášení o kreditní kartě a zrušené šeky jako důkaz o nárocích na výdaje.
Pokud jde o vedení záznamů, je třeba mít na paměti dva body:
a) Vždy obdržíte doklad . Vezměte si zvyk požadovat doklad, kdykoli uskutečníte nákup - bez ohledu na to, jak je malý. Snižují se také malé náklady a potřebujete dokumentaci pro vaše obchodní záznamy.
b) V případě potřeby uveďte své příjmy . Stále existují obchody kolem této ruky, které nemají na nich nic, s výjimkou data, kdy byla položka zakoupena a kolik to stojí - což není příliš užitečné, když se díváte na potvrzení, které se snaží zjistit, co daná položka byla a na kterou kategorii podnikových výdajů zapadá.
Když obdržíte doklad , podívejte se na něj a napište na něj chybějící / relevantní informace, například informace o tom, o čem je potvrzení a kategorii výdajů.
3. Získejte samostatný bankovní účet pro vaše podnikání
Zatímco poplatky za účty obchodních bank jsou ve srovnání s osobními účty notoricky vysoké, účet obchodního bankovnictví je nezbytně nutný pro správné vedení obchodních záznamů. Obchodní bankovní účet vám pomáhá udržovat obchodní a osobní výdaje odděleně. Vložíte všechny výnosy z vašeho podnikání na účet firmy a stáhnete veškeré výdaje nebo platby spojené s obchodem pouze z obchodního účtu.
Jaký obchodní účet byste měli dostat? Přihlašovací účet - nejlépe ten, který poskytuje měsíční výpisy a vrátí vám zrušené šeky.
Kontrola služeb pomáhá usnadnit správu záznamů, protože můžete použít poznámku na přední straně každé kontroly, abyste dokumentovali obchodní účel výdajů.
4. Získejte a používejte samostatnou kreditní kartu pro obchodní výdaje
Použitím svých osobních kreditních karet pro obchodní účely se rychle dostanete do rekordního managementu. Obchodní kreditní karta značně zjednodušuje správu vašich obchodních záznamů tím, že pomáhá udržovat osobní a obchodní výdaje oddělené. (Pomáhá také zvýšit profesionalitu vaší firmy.)
5. Udržujte denní přehled o vašich obchodních cestách
Používáte-li některý z vašich vozidel k obchodním účelům , protokol najetých kilometrů bude velkou pomocí v oblasti správy záznamů.
Všimněte si počty kilometrů na počítadle kilometrů na začátku roku a poté zadejte počet kilometrů za den při každém použití vozidla pro obchodní účely. Uchovávání záznamů o počtu kilometrů v odkládací schránce vašeho vozidla vám usnadní. Pokud máte více než jedno vozidlo, které používáte pro obchodní účely, uchovejte si v každém kilometrovém protokolu.
6. Uchovávejte všechny vaše obchodní záznamy pro konkrétní daňový rok společně
S tím, že vaše obchodní záznamy jsou rozptýleny po celém místě, je to skutečné časové ztráty, pokud jde o účetnictví nebo příprava daní , a organizování systému řízení obchodních záznamů do fiskálního roku vám usnadní hledání obchodních záznamů, které potřebujete, když potřebujete jim.
7. Udržujte své obchodní záznamy pro správnou délku času
Z nějakého důvodu se zdá, že je spousta zmatků o tom, jak dlouho musíte mít své obchodní záznamy . Pro daňové účely "pokud podáte svůj výkaz včas, uchovejte si záznamy nejméně šest let po skončení daňového roku, ke kterému se vztahují". Tato šestiletá doba začíná od posledního použití obchodních záznamů, nikoliv od okamžiku, kdy došlo k transakci.
U daňových přiznání v USA "uchovávejte záznamy po dobu 3 let ode dne, kdy jste podali původní vrácení, nebo 2 roky od data, kdy jste zaplatili daň, podle toho, co nastane později, pokud podáte žádost o úvěr nebo vrácení peněz po podání vašeho výkazu. po dobu 7 let, pokud uplatníte nárok na ztrátu z bezcenných cenných papírů nebo odečtení špatného dluhu. "
8. Účetní software usnadňuje
S jejich snadným používáním, dostupností z mobilních zařízení a nízkou cenou mohou dnešní cloudové softwarové balíky účetnictví pro malé firmy značně zjednodušit správu záznamů . Za přibližně 10 dolarů / měsíc dodavatelé softwaru, jako jsou FreshBooks a Zoho, nabízejí základní startovací balíčky vhodné pro volné pracovníky a jednotlivce, včetně fakturace , sledování výdajů a jednoduchého reportingu. Přemýšlejte o výhodách možnosti například odeslat fakturu přímo z vašeho smartphonu, pořídit si obrázek s obědem na účet oběda a zaznamenat jej jako náklad nebo vysledovat fakturovatelný čas pomocí vestavěného časovače.
Tyto osmi způsoby, které můžete udělat pro snadnější správu záznamů, nejsou obtížné. Stejně jako spousta administrativních obchodů souvisejících s provozováním podnikání, vyžadují pouze zavedení dobrých návyků a vytrvalosti. Pokud však nyní použijete tato pravidla a budete následovat, uvidíte obrovský rozdíl v příštím daňovém období a vaše účtování bude snazší po celý rok.