Federální zákon vyžaduje, abyste měli záznamy o výplatě a další dokumentaci
Jaké výkazy výplat jsou zaměstnavatelé povinni uchovávat?
Běžně byste většinu záznamů vyžadovaných zákonem spravovali právě v průběhu podnikání, takže dodržování by nemělo vést k dalším krokům či práci.
Zkontrolujte záznamy, které již máte, abyste se ujistili, že odpovídáte požadavkům IRS a FLSA.
Záznamy mohou být uchovávány v libovolné formě, včetně elektronicky. Pro všechny zaměstnance, kteří nejsou osvobozeni od daně, a osoby, na něž se vztahují požadavky na minimální mzdu, musí být dodržovány následující podmínky:
- Osobní údaje, včetně jména, bydliště, zaměstnání, pohlaví a data narození zaměstnanců, pokud je mladší 19 let
- Hodina a den, kdy začíná jeho pracovní týden
- Celkový počet odpracovaných hodin každý pracovní den a každý pracovní týden
- Celkové denní nebo týdenní přímé příjmy
- Pravidelná hodinová mzda za každý týden, kdy je odpracována nadčas
- Celková odměna nadčas za pracovní týden
- Celková mzda zaplatila každé platební období
- Datum platby a doba placení.
Zaměstnanci, kteří nejsou osvobozeni od daně, musí být vypláceni minimálně s minimální mzdou a musí dostávat nadčasy za všechny odpracované hodiny přes 40 týdnů. Zaměstnanec může být osvobozen od daně, pokud je vyplácen nejméně 455 dolarů týdně na základě platu a pokud vykonává určité pracovní povinnosti, obvykle administrativní, výkonné nebo řídící.
Přímý plat je to, co se získává během prvních 40 hodin v týdnu.
Záznamy požadované pro zaměstnance osvobozené od daně se liší od záznamů pro pracovníky, kteří nejsou osvobozeni od daně, a pro zaměstnance v domácnosti, pro zaměstnance pracující za neobvyklých platových podmínek, pro zaměstnance, jimž jsou poskytovány ubytování nebo jiné zařízení, a pro zaměstnance, kteří dostávají nápravu.
Pokud některý z vašich pracovníků spadá do těchto kategorií, konzultujte s advokátem.
Formuláře, které musíte mít
Kromě platebních záznamů byste měli uchovávat několik dalších dokumentů pro každého zaměstnance.
- Podepsaná kopie formuláře W-4 s federálním zadržením. Tento formulář lze mnohokrát měnit, takže se ujistěte, že nejaktuálnější formulář držíte nahoře.
- Kopie jakékoli formy, na níž zaměstnanec povolil odměnu, včetně výhod a zvláštních darů, jako je United Way nebo jiné charitativní organizace
- Kopie původního formuláře žádosti zaměstnance a všechny podpůrné dokumenty, jako například životopis nebo přepisy.
- Záznamy o změnách v platových úrovních, včetně propagačních či demotivních opatření, a důvody pro tyto akce.
Jaký je nejlepší způsob, jak udržet výkazy výplat?
Záznamy o výplatních údajích, včetně těch, které dokumentují veškeré odpracované hodiny, změny ve stavu odměňování a platových sazbách, by měly být uchovávány v samostatném souboru.
Musíte také vést záznamy o všech změnách v platu a výhodách zaměstnanců, včetně souhlasů zaměstnanců. Musíte mít písemný souhlas ve spise o případném odpočtu od odměny zaměstnance, s výjimkou daní a odškodnění FICA .
Susan Heathfield, odborník na lidské zdroje, má podrobnější informace o tom, co by se mělo uchovávat v osobním spisu zaměstnance.
Kdo je oprávněn prohlížet záznamy zaměstnanců?
Většina firem vede evidenci zaměstnanců v omezené oblasti a umožňuje přístup pouze jednotlivcům, kteří by mohli potřebovat vidět záznamy v důsledku jejich zaměstnání nebo postavení. Zaměstnanecké záznamy by neměly být nikdy odebrány ze záznamové místnosti. Máte-li více než několik zaměstnanců, možná budete chtít nastavit politiku přístupu k souborům osobních údajů, aby zaměstnanci v oblasti lidských zdrojů věděli, jak reagovat na požadavky.
- Zaměstnanci by měli mít možnost vidět vlastní záznamy. Možná budete chtít, aby někdo zůstal v místnosti se zaměstnancem, když si prohlíží vlastní nahrávku.
- Určete, kteří zaměstnanci společnosti mohou vidět záznamy zaměstnanců. Přístup je zpravidla omezen na zaměstnance v oddělení lidských zdrojů a na manažery a vedoucí pracovníky nad určitou úroveň.
- Různým federálním a státním auditorům může být umožněn přístup k záznamům zaměstnanců za účelem auditu. Můžete požádat o oprávnění před tím, než povolíte auditorovi přístup k záznamům zaměstnanců.
- Advokáti zastupující zaměstnance v soudních sporech mohou mít přístup v určitých konkrétních případech. Nejvyšší úředník nebo advokát společnosti by měli ověřit žádost právního zástupce před tím, než budou moci záznamy nahlédnout.