Objednávky jsou obecně předtištěné a číslované dokumenty generované systémem finančního řízení maloobchodníka. Jinými slovy, pokud používáte účetní software, jako je QuickBooks , při objednávání produktů od dodavatele vytvoří objednávku pro vás v systému. Účelem PO je vytvořit trasovatelný dokument ve vašem účetním nebo POS systému, který bude použit v nejrůznějších výhodných způsobech, jak provozovat vaše podnikání.
Jak to funguje s inventářním systémem
- PO informuje svůj inventární systém o tom, co máte na objednávku. Používáte-li systém otevřený k nákupu , nemůže víc objednat žádný výrobek, protože jsou již objednány.
- Umí stanovit nákupní specifika s dodavatelem. Například to samozřejmě obsahuje množství každého produktu, který objednáváte, ale také podrobně popisuje způsob platby, podmínky, které budete platit za výrobky (včetně datování ) a způsob, jakým chcete, aby produkty byly dodány obchod.
Mnoho dodavatelů má sadu nebo výchozí systém, který používají pro fakturaci a náklad. Takže bez jakýchkoli instrukcí se při dodání do vašeho počítače například uloží do výchozí polohy UPS. Ale možná budete potřebovat rychleji a PO to může komunikovat.
- PO je dokument pro odpovědnost všech stran. Při objednávání je velmi snadné provádět chyby. Ale když je všechno písemné, je těžké se hádat. Mohu si pamatovat mnohokrát, když jsem byl fakturován a fakturován nesprávně od dodavatele, ale můj nákupní příkaz k zálohování a dostal to obrácené nebo opravené.
Jedním příkladem je faktura za 300 krabic obuvi na obuv a když jsem objednal 300 kusů. V krabici je 100 kusů, takže si můžete představit, kolik je faktura vyšší než to, co mělo být.
- Když zboží dorazí od dodavatele, můžete si ho prohlédnout proti PO a ujistit se, že zásilka je správná. Za páté, umožňuje všem zaměstnancům zapojit se. Například jeden zaměstnanec si může objednat a další může obdržet.
Vzpomínám si na první prodejnu před 26 lety, kdy jsme neměli systém PO. Vzhledem k tomu, že jsem byl ten, kdo nařídil, musel jsem také zkontrolovat vše, aby se ujistil, že je správné. Neúčinné využití mého času jako majitele obchodu.
Jednou z dalších výhod nákupních objednávek je vaše bonita. Banky se často podívají na vaše PO, aby zjistili, zda jste solventní. Proces schvalování řádné objednávky vám může pomoci získat souhlas. Chudák způsobí, že nedostanete půjčku. Může být také použito k úvěru u dodavatele. Někteří dodavatelé například mohou požadovat, abyste při objednávce platili hotovost. Po uplynutí doby podnikání s vámi vám mohou umožnit podání PO versus kreditní karty. To je obrovský způsob řízení peněžních toků .
Organizace výrobců jsou běžnou praxí v maloobchodě. A jakýkoli POS nebo účetní software, který byste mohli instalovat do vašeho obchodu, bude mít pro vás komponentu PO.