Odpovězte na svůj telefon se správným telefonním telefonním pozdravem.
Když například odpovíte na telefon, řekněte něco jako "Cypress Technologies." Susan mluví, jak vám mohu pomoci? To nejenže umožňuje volajícímu vědět, že dosáhl své podnikatelské činnosti, ale ukládá mu povinnost odpovědět na otázku a šetřit čas na průzkumné otázky, jako je "Je to Cypress Technologies?" A nečinný chit-chat.
Přemýšlejte a upřednostněte, jak budete mluvit.
Je hovor volán nejlépe teď nebo později? Mnoho z telefonních hovorů, které podniky dostávají, jsou rychlé dotazy, které lze snadno zodpovědět, například: "Jak pozdě jste otevřeni?" Ale jiné zahrnují složitější a časově náročnější odpovědi. Pokud tomu tak je, řekněte volajícímu a požádejte, kdy by bylo vhodné ji zavolat zpět, aby se o tom poradil.
Použijte parafrázování a shrnutí, chcete-li telefonní hovory sledovat.
Pokud mluvíte s někým z telefonu, který se zdá, že chce chatovat nebo odcházet z tohoto bodu, řekněte něco jako: "Takže to, co jsem slyšela, že říkáte, je ..." nebo "Takže klíčové body jsou ..." nebo "Je (vložte shrnutí) správné shrnutí toho, co jste říkal?" Je těžké se mluvit s někým, kdo odmítá chatovat.
Zavřete každý hovor se souhrnem akcí, které jste vy a volající souhlasili
Zatímco ve většině případů to bude trvat jen několik sekund, může vám ušetřit spoustu času tím, že se vyhnete chybám a potřebujete zkontrolovat. Například po rozhovoru, během kterého jste uspořádali schůzku s klientem , můžete říci: "Dobře.
Setkávám se s vámi ve vaší kanceláři na adrese (vložit místo) v 10 hodin ráno a my společně přezkoumáme vzorky. "
Uchovávejte zprávu na telefonu, takže můžete během hovoru podrobněji.
Není to jen dobrá správa času, pomáhá vám stále zaměřit se na hovor, ale pomoc při řízení času později, pokud potřebujete najít a / nebo přezkoumat podrobnosti o konkrétní konverzace.
Dejte svým klientům a zákazníkům možnost e-mailu
Mnoho z nich použije e-mail, aby vás kontaktovali spíše než telefonovali, pokud vědí, jaká je vaše e-mailová adresa. Ujistěte se, že e-mailová adresa vaší společnosti je na vašich vizitkách a na vašich webových stránkách, pokud máte. Máte-li své e-mailové adresy, pošlete e-maily svým stávajícím klientům a zákazníkům a zmiňte e-mailovou možnost a prezentujte ji jako způsob, jak zlepšit komunikaci.
Používejte technologii ke správě času, který strávíte přijímáním telefonu
Vaše firma by jako minimum měla mít záznamník a hlasovou poštu. Nastavte je pomocí vhodných obchodních skriptů a použijte je k tomu, aby vám odpověděli na telefon, když jste mimo kancelář nebo potřebujete pracovat na nepřetržitém provozu. Poté si naplánujte čas, abyste mohli každý den odpovídat na tyto telefonní zprávy. Pokud jde o správu času, získáte cenný čas tím, že seskupíte telefonní hovory dohromady.
Pokud provozujete podnik založený na domácím zařízení, získáte samostatný telefon nebo linku
Musíte mít druhý telefon typu "business-only" s vlastním telefonním záznamníkem a / nebo hlasovou schránkou. Nejen, že je to profesionálnější, ale ušetří vám čas, který potřebujete k tomu, abyste si mohli poslechnout zprávy a zjistit, které z nich se týkají podnikání.
Vždy je nejlepší, aby osoba přijala telefon
Díky automatickému vyzvednutí nebo zhoršení systému je systém Interaktivní hlasová reakce (IVR) skutečně vypnutý, což vám bude stát, když se lidé neobtěžují opustit zprávy nebo zavolat zpět. Pokud přijmete příchozí telefonní hovory příliš mnoho času během vašeho dne, zvážit přijetí recepční nebo profesionální záznamník, aby vám telefon odpovídal. Náklady na to, že někdo jiný dělá, může být více než vyrovnán zvýšením produktivity a lepším prodejem .
Uchovávejte písemný skript nejčastěji kladených otázek, které jste odeslali telefonem.
Šetří vás i vaše zaměstnance čas, pokud nemusíte hledat odpovědi nebo přemýšlet o tom, jak odpovědět na konkrétní žádost při telefonování.
Přehled telefonních tipů
Nezapomeňte, že telefon by měl být obchodní nástroj, nikoliv rušivý časový odpad, který řídí Váš pracovní den. Spracování příchozích telefonních hovorů podle těchto tipů pro správu času vám pomůže lépe spravovat svůj čas, zvýšit produktivitu a dát telefon zpět na své správné místo - což vám pomůže spustit vaši firmu spíše než spuštění.