Formulář I-9 je také základem pro další ověření zaměstnavatele pomocí systému E-Verify .
Než začnete Dokončit formulář I-9
Před tím, než začnete zaměstnávat svého prvního zaměstnance, máte po ruce kopie formuláře I-9. Ujistěte se, že máte nejnovější verzi formuláře I-9. Současný formulář s datem vypršení 31.3.2016 musí zaměstnavatelé zaměstnat k ověření zaměstnání po 7. květnu 2013.
Kópie formátu I-9 (formát PDF) jsou k dispozici na webových stránkách US Customs and Immigration Services (USCIS). Tento formulář lze vyplnit online, poté vytisknout pro podpisy.
Formulář I-9 musí být dokončen v době pronájmu a vy (zaměstnavatel) musíte uchovat všechny formy I-9 pro všechny zaměstnance. Pokud je formulář úplně vyplněn a jste přijali dokumenty předložené zaměstnancem, můžete požádat zaměstnance, pokud zjistíte, že zaměstnanec nesprávně uvedl svůj status způsobilosti k práci, nebo pokud jsou formuláře předložené zaměstnancem neplatné .
Dokončení oddílu 1 - Informace a osvědčení zaměstnanců
Oddíl 1 vyplňuje zaměstnanec. Zaměstnanec musí obsahovat jméno, rodné jméno, adresu a datum narození. Zaměstnanec by měl zahrnovat číslo sociálního pojištění, ale toto číslo je volitelné, pokud vaše společnost nepoužívá systém E-Verify.
Zaměstnanec pak potvrzuje jeho status - jeden z následujících:
občan Spojených států
občanem, který není občanem Spojených států
Zákonný trvalý pobyt (včetně cizinců #)
Cizinec oprávněný k práci (včetně cizinců # nebo přijetí #) do (včetně data vypršení platnosti, je-li to možné)
Někdo může zaměstnance pomoci při vyplňování oddílu 1 formuláře I-9. Sekce Certifikační služba pro překladatele a / nebo překladatele by měla být doplněna pomocníkem. Nezapomeňte vytisknout jméno a adresu pomocníka.
Dokončení oddílu 2: Přezkum a ověřování zaměstnavatele
Oddíl 2 vyplňuje zaměstnavatel. Musíte přezkoumat dokumenty potřebné k ověření (a) totožnosti a (b) pracovní způsobilosti zaměstnance. Všimněte si, že dokumenty v seznamu A, jako například americký pas, ověřují totožnost a pracovní způsobilost. Dokumenty v seznamu B ověřují totožnost a dokumenty v seznamu C ověřují způsobilost k práci. Musíte mít jeden dokument ze seznamu KAŽDÝ Seznam B a Seznam C, pokud nemáte dokument ze seznamu A.
Přijatelné dokumenty
Seznam přijatelných dokumentů je uveden ve formuláři I-9. Další informace o přijatelných dokumentech, včetně příkladů dokumentů, najdete v příručce USCIS pro zaměstnavatele.
Poznámka k kartám sociálního zabezpečení: Nemůžete přijmout laminovanou kartu sociálního zabezpečení nebo kartu sociálního zabezpečení, která uvádí, že "není platná pro účely zaměstnání". Výtisky od Správy sociálního zabezpečení, které zobrazují informace o sociálním zabezpečení pro zaměstnance, nejsou přijatelné náhrady za kartu sociálního zabezpečení.
Dokumenty, které vám byly předloženy k ověření, musí odpovídat stavu způsobilosti, který potvrzuje zaměstnanec. Pokud vám předložené dokumenty nejsou v souladu s postavením, které potvrzuje zaměstnanec, nemůžete je přijmout. Pokud zaměstnanec například prokáže, že je občanem USA, ale ukáže vám zelenou kartu, nemůžete jej přijmout.
Datum vypršení platnosti dokladů
Některé dokumenty, jako pas nebo oprávnění k práci, mají datum vypršení platnosti. Dokončené dokumenty nejsou pro ověření přijatelné. Pokud vyprší platnost dokumentu, musíte jej přijmout, ale uvědomte si datum vypršení platnosti ve vašem systému vedení záznamů zaměstnanců. Pokud vyprší platnost dokumentu a zaměstnanec neposkytne nový doklad o budoucím datu vypršení platnosti, tento zaměstnanec již není způsobilý pracovat v USA. Pokud je vaše společnost kontrolována, můžete být pokuty a pokuty za pokračování v zaměstnávání této osoby .
Pouze originální dokumenty
Všechny předložené dokumenty musí být originály. Fotokopie nejsou přijatelné. Pokud máte otázku, zda je dokument kopií, podívejte se na razítko nebo pečeť od vládní agentury USA nebo od státu, kraje nebo obce.
Pokud má dokument jiný název než jméno dané zaměstnancem na I-9, položte otázky. Mírné změny pravopisu jmen jsou přijatelné, dokud se dokument jeví jako pravý a vztahuje se k osobě.
Po přezkoumání dokumentů a učinit přiměřené rozhodnutí o tom, že jsou obě (a) pravé (ne kopírovací nebo jinak sporné) a (b) vztahují se k jménu zmocněného zaměstnance, musíte svědčit pod trestem křivé přísahy, že podle vašich nejlepších vědomostí , zaměstnanec je oprávněn pracovat v USA Zahrnout datum, kdy zaměstnanec začal pracovat pro vaši společnost. Podepište, datum, vytiskněte své jméno a název a uveďte adresu společnosti.
Oddíl 3 Aktualizace a opětovné ověření
Část 3 se používá k aktualizaci informací o vypršených dokumentech, které umožňují přidat do formuláře nový datum vypršení platnosti dokumentu.
Uchovávání kopií dokumentů
Pokud vaše společnost používá systém E-Verify, uchovejte si fotokopie všech dokumentů. Pokud nepoužíváte funkci E-Verify, nemusíte uchovávat kopie dokumentů. Pokud uchováváte kopie, udělejte to všem zaměstnancům.
Po vyplnění formuláře I-9 - co dělat
Jako zaměstnavatel musíte uchovávat kopii vyplněného formuláře I-9 pro všechny zaměstnance. Tento dokument nepotřebujete předkládat žádné americké vládní agentuře.
Podrobnosti v tomto článku vám poskytnou, abyste jako zaměstnavateli pomohli při pochopení požadavků na vyplnění formuláře I-9. Nejsou zamýšleny jako inkluzivní. Ujistěte se, že jste přečetli celý dokument I-9, abyste se ujistili, že tento dokument dokončujete úplně a správně.
Opravovat chyby
Správné chyby ve formuláři I-9 byly stejné jako u ostatních důležitých dokumentů. Nepoužívejte whiteout nebo se pokuste smazat chybu. Standardní postup pro opravu chyb v důležitých dokumentech je:
- Linka přes nesprávné informace (ujistěte se, že informace mohou být stále číst)
- Udělej změnu
- Datum a počáteční změnu.
Tipy pro vyplnění formuláře I-9
- Vy jako zaměstnavatel můžete určit zaměstnance nebo někoho jiného, abyste vyplnili zaměstnavatele v části formuláře I-9. Ale INS říká: "Pokud někdo jiný vyplní formulář I-9 za vaše jméno, musí mít plné povinnosti v rámci I-9."
Zaměstnanec může dostat pomoc dokončení oddílu 1. Ujistěte se, že pomocník dokončí blok "Preparer and / or Translator Certification" a má zaměstnance. Další informace - odpovědi na otázky týkající se formuláře I-9
Podívejte se na tento článek s odpověďmi na běžné otázky ohledně formuláře I-9 a ověření způsobilosti k zaměstnání- Potřebujete chránit soukromé informace poskytované zaměstnanci ve formuláři I-9 a na podpůrných dokumentech. Použijte tyto informace pouze pro účely I-9 a ukládejte je na bezpečném místě, jako je například uzamčená schránka, na kterou má klíč pouze několik důvěryhodných osob.
- Některé americké státní agentury práce mohou ověřit způsobilost k zaměstnání a osvědčovat zaměstnance, které vám zašlou. Ujistěte se, že v tomto případě získáte a uchováte kopii certifikace od vašeho státu.