Dobré uchovávání daňových dokladů může být nejdůležitějším vedením záznamů pro vaši společnost. Vnitřní daňová služba (IRS) vyžaduje, aby jste uchovávali určité daňové záznamy za určité časové období a další záznamy za různé časové období. Nechcete, aby se daňová doba vrátila a paniku, protože vaše společnost nemá své daňové záznamy v pořádku. Daňové záznamy v nesrovnalostech vás mohou stát srážením a pokud byste byli auditováni, mohou způsobit problém a náklady na peníze. Koneckonců, chcete získat všechny odpočty, které můžete a je možné je zálohovat.
Zde je osm tipů na to, jaké daňové záznamy je třeba uchovávat, jak je uchovávat a jak dlouho je uchovávat:
01 - Nastavení dobrého účetního softwarového systému
Vaše konečné daňové přiznání je výsledkem vašeho dobrého vedení záznamů prostřednictvím vašeho účetního softwarového systému.
02 - Důkaz o podnikatelských daních
Když provedete zápis, například příjmy, výdaje a odpočty, na daňové přiznání máte pro něho známou důkazní břemeno. Musíte být schopni prokázat, že máte nárok na určité srážky a výdaje, aby jste je mohli považovat za odpočty.
Jak zjistíte důkaz? Díky dobrému vedení záznamů samozřejmě. Pokud máte záznamy, které dokládají tyto odpočty a výdaje, splnili jste své povinnosti, aby získali důkazní břemeno pro IRS. Neberte odpočty nebo nárok na příjmy, aniž byste měli doklady o tom, že máte důkazní břemeno.
03 - zdrojové dokumenty pro účetní časopisy
Zdroje dokumentů pro nákupy pro vaše podniky, jako jsou zrušené šeky, potvrzení, pokladní pásky a další, jsou to, co děláte ze své účetní knihy a deníků. Jsou také vaší dokumentací pro daňové odpočty pro vaše podnikání, kterou počítáte na konci daňového roku. Zdrojové dokumenty, které jsou správně uloženy, vám mohou pomáhat s dobrým vedením záznamů.
Původní papírové dokumenty by měly být uloženy v knihách, kde zaznamenáte transakci. Jako zálohu v případě požáru nebo jiné pohromy by měl být každý zdrojový dokument naskenován do správného souboru počítače a uložen na jednotce flash.
04 - EFT a vaše platební transakce
Technologie mění způsob, jakým provozujeme naše podnikání. Namísto psaní papírových šeků pro transakce často používáme kreditní nebo debetní karty nebo elektronický převod prostředků (EFT) k placení účtů. Jak se ujistíme, že za těchto okolností máme správní zdrojové dokumenty pro IRS?
Používáte-li buď EFT, nebo kreditní / debetní karty, použijte účetní výkazy vydané vaší bankou jako zdrojové dokumenty. U EFT musí být v prohlášení uvedena následující částka: převedená částka, jméno příjemce a datum, kdy byla finanční transakce zaúčtována na účet. U platebních karet musí být ve výpisu uvedena následující informace: částka účtovaná, jméno příjemce, datum transakce.
Doklad o platbě sám o sobě nutně neznamená, že máte nárok na daňový odpočet. Uchovávejte kreditní karty a faktury, aby vaše nárok na odpočet zdůvodnil.
05 - Denní a měsíční přehled inkasních příjmů a výplat
Denní a měsíční hotovostní příjmy a hotovostní hotovostní výkazy stojí za její váhu ve zlatě. Cokoliv jste zapomněli ve vašich účetních knihách a časopisech, pravděpodobně je najdete zde. Opět budete potřebovat zdrojovou dokumentaci. Výdaje, jako jsou výdaje na telefonní a internetové služby a náklady na kamiony / auto, se zde mohou vybírat jako možné daňové odpočty.
06 - Věnujte pozornost Vašemu pečlivému peněžnímu fondu
Veškeré transakce prováděné z drobného peněžního fondu musí být považovány za hotové výplaty se zdrojovým dokladem. Některé mohou být daňově odpočitatelné .
07 - Zaměstnanecké mzdové dani
Odpočty daně ze mzdy zaměstnanců jsou složité. Daňová příručka se obvykle zaměřuje na osobní daň, ale tento článek shrnuje daňové důsledky zaměstnanecké daně. Udržujte neobvykle dobré záznamy pro své zaměstnance.
08 - Jak dlouho byste měli uchovávat své daňové záznamy?
Podle zákona o dani z příjmů z vnitřních zdrojů musíte uchovávat své záznamy , pokud mohou být potřebné pro správu jakékoli části daňového kódu.
Máte-li zaměstnance, musíte si uchovat záznamy nejméně 4 roky. Chcete-li být v bezpečí, uchovávejte záznamy zaměstnanců nejméně 7 let. Pokud dlužíte daň, uchovávejte záznamy nejméně po dobu 3 let. Pokud vlastníte majetek, uchovejte si jeho záznamy na něm, dokud neuplyne doba platnosti omezení pro rok, ve kterém jste tento majetek zlikvidovali v zdanitelném stavu. Pokud nezaznamenáváte příjem, který byste měli hlásit, je to více než 25% hrubého příjmu z daňového přiznání, uchovávejte své záznamy po dobu 6 let.