Nepoužívejte jen sledovat svůj čas; Spravujte to!
A přestanou to dělat, protože si neuvědomují žádné pozitivní změny. Jistě, eliminovali pár událostí a upřednostňovali některé další. Ale v podstatě nic neudělali; právě jsem je přeskupil. Na konci svého dne jsou stále zaníceni a frustrovaní.
Ale sledování toho, jak trávíte svůj čas, není řízení času. Řízení času je o změnách způsobu, jakým strávíte čas.
Pro efektivní řízení času musíte použít systém řízení času, který vám pomůže zjistit, kde lze a měly by být provedeny změny ... což znamená, že prvním krokem řízení času je analyzovat, jak skutečně trávíte svůj čas, abyste mohli určit jaké změny chcete provést.
Kategorizace pro efektivní řízení času
Jak vlastně spravujete čas? Tajemství je v kategoriích. Podívejte se na svůj kalendář zítra. Pravděpodobně je již plná událostí a aktivit, které doufáte, že dosáhnete. Během práce nebo později vyplníte prázdné prostory s podrobnostmi o tom, co jste vlastně udělali.
Na konci dne se podívejte na seznam a označte každou úlohu a / nebo událost jednou z následujících kategorií. Kolik času jste během pracovního dne skutečně strávil:
1) Vypalování požárů. Neočekávaný telefonní hovor. Zpráva, která je nutná pro setkání, které mělo být včera vytištěno. Chybějící soubor, který by měl být na vašem stole . Kolik z vašeho dne bylo skutečně vynaloženo v krizovém režimu? Pro většinu lidí je to negativní kategorie, která odčerpává jejich energii a narušuje jejich produktivitu.
Pomoc s organizací souborů
Jak nastavit systém správy dokumentů
10 tipů pro organizaci elektronických souborů
2) Řešení přerušení. Telefonní hovory a lidé, kteří u vás přestanou pracovat, budou nejspíš nadřazení seznamu při přiřazování událostí do této kategorie. Opět platí, že pro většinu lidí je to negativní kategorie, protože narušuje (a někdy i zabíjí) produktivitu.
Pomozte se vypořádat s přerušeními
Řešení příchozích telefonních hovorů
Spuštění úspěšného domácí podnikání s dětmi
3) Plnění plánovaných úkolů. Toto je nejvíce pozitivní využití času během vašeho pracovního dne. Jste pod kontrolou a dosáhnete toho, co jste chtěli dosáhnout. Plánované úkoly mohou zahrnovat telefonní hovory , schůzky s pracovníky, a dokonce i odpovědi na e-mail - pokud jsou to úkoly, které jste vložili do své agendy.
4) Pracovat nepřerušovaně. Pravděpodobně nebudete pracovat na úkolu, který jste měli v úmyslu dělat, ale vy dosáhneme něco, a pro většinu lidí je to velmi produktivní a pozitivní pracovní režim .
5) Neprerušované prostoje. Tyto časy během pracovního dne, které se používají k opětovnému napájení a přeskupení. Oběd nebo ranní přestávka se může počítat, pokud jsou nepřetržité.
Máte-li dostatek štěstí, že budete spolupracovat s firmou, která nabízí on-site work-out zařízení nebo místností (Fortune), které by se měly počítat také. Každý potřebuje určité množství nepřetržitých prostojů, které jsou v průběhu svého pracovního dne zabudovány, aby byly během pracovní doby produktivní.
Týden vaší minulosti je klíčem k budoucnosti
Nyní, když rozumíte kategoriím tohoto systému řízení času, je čas je využít k analýze vašeho "typického" pracovního týdne. Pomocí libovolného kalendářového systému, který používáte pro výpis událostí a aktivit ve svém každodenním životě, se vraťte zpět a vyberte poslední typický týden. Projděte položky každého pracovního dne a kategorizujte je podle kategorií časového řízení výše, pokud jste tak ještě neučinili. Vedení běžícího součtu v dolní části každého dne vám umožní jednoduše zjistit, jak jste každý den pracovali.
Nyní máte data, která potřebujete pro změnu způsobu, jakým strávíte svůj čas v práci. Trávíte příliš mnoho času vyháněním požárů? Pak musíte provést organizační nebo fyzické změny, abyste předešli nebo odložili tyto stálé krize. Tak například vyčistěte a reorganizujte svůj pracovní stůl , abyste mohli snadno najít potřebné soubory a zřídit si rutinu, jak si před dalším odchodem na den položíte potřebné soubory na další den.
Během pracovního dne nedostanete dostatečné nepřerušované odstávky? Poté potřebujete plánovat čas pro vás . Například přestat jíst oběd u svého stolu a fyzicky opustit budovu pro váš stanovený čas oběda.
Aplikujte mé pracovní kategorie časového řízení a proveďte změny, které potřebujete k tomu, abyste během pracovního dne trávili více času v pozitivních kategoriích a méně času v negativních kategoriích, budete skutečně schopni efektivně spravovat svůj čas - a dosáhnout skutečného cíle řízení času, cítit se lépe.