Funkce hledat v online Payroll Software
Není divu, že mnoho malých podniků se na tyto úkoly obrátí na mzdové služby.
Ale která mzdová služba je nejlepší?
Co jsou mzdové služby?
Existují dva druhy mzdových služeb: on-line služby a (pro nedostatek lepšího termínu) osobní služby. Služby online mohou být aplikací nebo online. Osobní služby jsou podniky vlastněné jednotlivcem, který může provádět výplatu on-line nebo kteří mohou být místní.
Proces hodnocení probíhá stejným způsobem pro oba druhy mzdových služeb. Tento článek se však bude zaměřovat na služby online. Zde jsou některé funkce, které byste měli vzít v úvahu:
Kolik stojí online mzdová služba?
První věc, kterou se majitelé podniků ptají při hledání mzdové služby, je: "Kolik to stojí?" Zatímco náklady jsou důležité, ostatní faktory jsou stejně důležité.
Zvažte náklady na službu nyní a do budoucnosti. Máte-li velmi malou firmu s pouze jedním nebo dvěma zaměstnanci, možná budete chtít omezit své náklady pomocí škálovatelné služby, ve které je cena minimální pro jen několik zaměstnanců a která se zvyšuje při přidávání zaměstnanců a služeb.
U většiny mzdových služeb, na které jsem se podíval, jsou náklady na měsíc, takže se můžete kdykoli změnit. Většina vychází z nákladů na počet zaměstnanců. Některé nabízejí možnost 1099 pro platby dodavatelům, prodejcům nebo nezávislým pracovníkům. (Na konci tohoto článku najdete stručný přehled nákladů.)
Náklady jsou ve dvou úrovních pro některé služby: základní službu, která právě vypočítává a poskytuje výplaty, s možností služby W-2 a možnost plné služby, která rovněž provádí uložení a placení daní ze mzdy a daňových dokladů, včetně Formulář 941 (čtvrtletní formulář pro hlášení o dani z mzdy).
Co by měla zahrnovat full-service mzdová služba?
- Nastavení, školení a ovládací prvek. Systém by měl být snadno nastavitelný. Měli byste mít palubní desku, která vás provede procesy a umožní vám kontrolovat činnosti, jako jsou podání a výplaty. Školení by mělo být jednoduché a dobré videozáznamy vám pomohou pracovat v různých procesech. Jakou míru mzdových znalostí předpokládáte, že máte? Většina majitelů firem má málo znalostí, takže služba by měla poskytovat podrobné základní znalosti o mzdových podmínkách, výplatních páskách a podání.
- Paychecks . Každý z těchto systémů vám umožňuje zadat informace pro každého zaměstnance, včetně formuláře W-4 pro srážky daně z federální daně a další informace potřebné k přípravě výplatních pásem. Systémy by vám měly umožňovat psát tištěné šeky nebo provádět kontroly přímo uložené (nejlépe). Kontaktujte svou banku ohledně jejích požadavků.
- W-2 formuláře. Vaše služba by vám měla poskytnout Formuláře W-2 , roční formulář o mzdových a daňových údajích zaměstnanců, který musíte v lednu poskytnout zaměstnancům. Možnost plné služby by měla také tyto formuláře zařadit do Správy sociálního zabezpečení pro vás ve vhodnou dobu.
- Daň z příjmů a vkladů. To je pravděpodobně nejdůležitější služba. Mít nějaký soubor a zaplatit tyto daně je velkou odpovědností. Systém s plnými službami by měl za vás podat veškeré příslušné daňové a mzdové daňové doklady. Měly by platit ve vašem zastoupení příslušné federální, státní a místní regulační agentury. Formuláře by měly obsahovat formulář 941 - čtvrtletní výkaz o mzdových a daňových údajích a federální a státní daňové formuláře pro nezaměstnanost.
Služba by měla také sledovat státní a místní daň z mzdy, což je obrovská pomoc, pokud máte zaměstnance pracující v různých městech a státech.
Jaké další funkce byste měli očekávat?
Daňové záruky. Vaše služba by měla zaručit, že daňové formuláře budou zaslány před všemi lhůtami a že platby budou provedeny včas, takže nebudete mít pokuty nebo pokuty . Služba by měla souhlasit s tím, že zaplatí pokuty nebo pokuty za pozdní podání nebo platbu. Pokud tuto záruku neučiní, nepoužívejte je.
Mobilní přístupnost. Měli byste mít přístup k řídicímu panelu a provádět změny, odesílat informace o vašem počítači, mobilním telefonu nebo tabletu nebo dokonce můžete zavolat informace.
Zaměstnanecká samoobsluha. Některé z těchto služeb mají palubní desku, na kterou se zaměstnanci mohou přihlásit a získávají informace o svých ročních platebních výkazech.
Možná budou moci změnit informace W-4 online.
Integrace s vaším účetním systémem. S integráním mzdové služby do vašeho účetního systému ušetříte čas a peníze. Intuit Payroll se prodává pouze s QuickBooks Online, takže to může být dobrá volba pro vás, pokud již máte QBO. Software Patriot má účetní systém, který můžete přidat do mzdové služby.
Další důležité otázky
Podpora a servis. To je opravdu důležité. Věci se stávají a mzdy musí být spuštěny v určitých časech. Musíte vědět, že vaše služba je dostupná a užitečná.
Nejvyšší úrovní služby je telefonní hovor. Jaké hodiny má služba help desk?
Druhou nejvyšší úrovní je chat. Jaké jsou jejich hodiny?
Třetí úroveň je e-mail. Jak rychle reaguje služba na e-maily?
Během zkušební doby nebo prvních 30 dnů se ujistěte, že několikrát kontaktujete, abyste vyhodnotili poskytnutou podporu.
Aktualizace. Pravidla daně ze mzdy a daňové sazby se stále mění. Jak hodnotíte systémy, zeptejte se, jak aktualizují svůj software a jak vám tyto aktualizace sdělují.
Bezpečnostní. Jak bezpečný je jejich systém? Je to v oblaku (pravděpodobně)? Jak často zálohují?
Další doplňkové služby, které budete chtít
1099 Servis. Některé z těchto systémů mají doplněk (za příplatek), který vám umožňuje platit smluvní zaměstnance, prodejce a volné pracovníky a vydávat jim formuláře 1099-MISC (podobně jako formuláře W-2 pro zaměstnance). Služba by měla rovněž poskytovat IRS formuláře 1099-MISC.
Zadržení zálohování . Pokud vyplácíte nezaměstnané, možná budete muset ze svých plateb odebrat zálohu. Pokud máte službu 1099, služba by měla být schopna to provést a vydat zprávy.
Kde hledat potenciální služby
Když jste svůj výběr zúžili na několik služeb, podívejte se na ně. Zkontrolujte hodnocení online, ale na ně příliš nezávisle. Lepším místem ke kontrole je kancelář Better Business Bureau . Podívejte se, jaké stížnosti byly podány proti této společnosti a jak byly vyřešeny.
Jaké jsou některé mzdové služby, které je třeba zvážit?
Mnoho mzdových služeb najdete, pokud hledáte online. Zde je jen několik, které můžete začít hledat. Pro každou z nich jsme zvolili možnost plné služby.
Mluvím o plné mzdové službě. Tato služba je doplněk ke službě QuickBooks Online. Ceny závisí na tom, jakou verzi QBO chcete a na úrovni potřebné mzdové služby. Ceny jsou měsíční.
Patriot mzdový software. Jejich full-service mzdový systém začíná od 25 dolarů za měsíc pro jednoho zaměstnance, čímž se zvyšuje počet zaměstnanců.
Paychex. Jejich systém je založen na počtu zaměstnanců. Požadují písemnou nabídku potenciálního zákazníka před zveřejněním informací o cenách.
Gusto: Jejich cena je 39 dolarů za měsíční základní cenu plus 6 dolarů za měsíc na osobu (Předpokládáme, že to znamená za osobu zaplacenou).
ADP má tři úrovně mzdy, včetně HR. Žádné ceny nebyly k dispozici.
Jak vyzkoušet mzdový systém
Jeden poslední problém: Problémem při vyzkoušení těchto systémů je to, že vyžadují, aby jste "žili" a nemůžete vydávat výplaty více než jednou. Patriot a Gusto mají demo verze, které můžete vyzkoušet. ADP má dva volné měsíce výplatní listiny, ale to znamená, že jste se zavázali ke spuštění dvou měsíců se svým systémem.