Než připravujete a distribuujete formuláře W-2

01 - Ujistěte se, že jste správně klasifikovali pracovníky jako zaměstnance

Zaměstnanec je pracovník, který vykonává práci pod vedením zaměstnavatele. Obecně platí, že každý, kdo poskytuje služby pro organizaci, je zaměstnancem, pokud organizace může kontrolovat, co se bude dělat a jak bude provedeno.

Na druhou stranu je nezávislým dodavatelem fyzická osoba nebo podnik, který poskytuje služby jinému jednotlivci nebo podniku. Nezávislý dodavatel je samostatný podnikatelský subjekt a nepovažuje se za zaměstnance. Některé příklady nezávislých dodavatelů jsou konzultanti, agenti nebo makléři. Práce nezávislých dodavatelů je často náhodná nebo nepodstatná pro podnikání; například úklidovou službu, mzdový procesor nebo službu IT.

Přečtěte si více o klasifikaci pracovníků jako zaměstnanců nebo nezávislých dodavatelů a obraťte se na právního zástupce pro pomoc.

02 - Zkontrolujte data rozdávání a podání pro aktuální rok

Ve W-2 procesu jsou zapojeny dva kroky. Prvním krokem je distribuce formulářů W-2 zaměstnancům. Druhým krokem je podání těchto formulářů do Správy sociálního zabezpečení. (SSA)

Lhůta pro distribuci zaměstnancům a podání s SSA je 31. ledna následujícího roku. Jedná se o novou předčasnou lhůtu pro podání SSA, aby se zabránilo daňovým podvodům. Přečtěte si více o termínech W-2 a 1099.

Ujistěte se, že zaměstnanci dávají zaměstnancům své formuláře počátkem ledna, takže mají čas na jejich kontrolu, aby se zabránilo chybám.

03 - Zkontrolujte zaměstnanecké formuláře W-4

Zaměstnavatelé musí mít vždy k dispozici formulář W-4 pro všechny zaměstnance. Formulář W-4 obsahuje informace potřebné k určení výše federální dani z příjmů zaměstnance, s využitím rodinného stavu, počtu vyživovaných osob a případných dodatečných částek, které mají být zadrženy.

Formulář W-4 musí být dokončen na požádání a kdykoli chce zaměstnanec provést změnu. Zaměstnanec by měl změnit formulář W-4, pokud se změní osobní údaje zaměstnance (včetně rodinného stavu a počtu vyživovaných osob) nebo se změní adresa zaměstnance. Zaměstnanec může kdykoli změnit formulář W-4, aby změnil výši zadržení.

Každý rok před koncem roku by zaměstnavatelé měli požádat všechny zaměstnance, aby přezkoumali formulář W-4, aby se ujistili, že osobní údaje jsou přesné.

Ujistěte se, že zaměstnanci mají přesné a aktuální informace o formuláři W-4 vám pomohou připravit a distribuovat formuláře W-2.

04 - shromažďování informací o mzdách pro formuláře W-2

Nejprve budete potřebovat některé základní informace o vaší společnosti pro všechny formuláře W-2:

• Identifikační číslo zaměstnavatele vaší společnosti
• Jméno, adresa a PSČ společnosti
• A vaše daňové identifikační číslo vaší společnosti

Pak budete potřebovat shromažďovat informace o každém zaměstnance, a to jak o osobních informacích, tak o mzdových informácích:

• Jméno a adresa zaměstnance a číslo sociálního zabezpečení nebo jiné daňové identifikační číslo
• Částka vyplacená tomuto zaměstnanci: celkové mzdy, tipy a další náhrady
• Částka slevy na federální daň z příjmů
• Mzdy ze sociálního zabezpečení (až do maximální výše sociálního zabezpečení za rok)
• Medicare mzdy a tipy a Medicare daň zanechal, včetně další Medicare daně pro high-příjem zaměstnanců.
• Přidělené rady zaměstnanců byly zaplaceny
• Závislé dávky péče zaplacené a jiné dávky zdanitelné zaměstnanci
• Pro každý stát, ve kterém zaměstnanec pracoval, byly vyplaceny státní mzdy a poplatky a státní daň z příjmů zadržena
• Místní mzdy a placené tipy a místní daň z příjmů zadržena.

05 - recenze W-2 Processing - Jak vznikne W-2?

Pokud je vaše společnost novým zpracovatelem mzdových plateb, nebo pokud se mzdová situace v poslední době změnila, je dobré přezkoumat proces vyhledávání, dokončení a distribuci výkazů na konci roku zaměstnancům. Formuláře W-2 můžete získat z obchodu s kancelářskými potřebami, z CPA, z daňového nebo účetního softwaru nebo od IRS.

Poznámka: Nelze si stáhnout formuláře W-2 z IRS nebo jinde na Internetu. Kopie A formuláře W-2 je ve specifické barvě červeného inkoustu a nemůže být duplikována. Musíte podat konkrétní formulář IRS kopie A s administrátorem sociálního zabezpečení (toto je kopie, kterou uchováváte a podáváte se sociálním zabezpečením koncem února).

Zde jsou některé možnosti pro přípravu formulářů W-2:

• Použití účetního softwaru . Pokud máte jen několik zaměstnanců a používáte účetní software, můžete si pomocí tohoto softwaru zakoupit doplněk pro přípravu formulářů W-2.
• Používání softwaru pro tvorbu daní. Používáte-li jeden z běžných softwarových programů pro přípravu daní, ať už online nebo ve verzi pro stolní počítače a jste si zakoupili obchodní verzi tohoto softwaru, zkontrolujte, zda je zahrnuto zpracování W-2. Shirley Elmblad, Průvodce finančním softwarem, obsahuje článek o revizi daňového softwaru
• Pomocí zakoupených formulářů W-2 . Hlavní kancelářské dodavatelské společnosti mají předtištěné formuláře W-2 pro použití se softwarem na disku CD, který umožňuje manuálně zadat informace pro tyto formuláře a vytisknout je na tiskárně.

Kterákoli metoda, kterou používáte pro vyplňování a tisk formulářů W-2, by měla mít také formuláře W-3 .

06 - rozhodnout o tom, jak distribuovat formuláře W-2 zaměstnancům

Jakmile vytvoříte formuláře W-2, je dalším rozhodnutím, jak je rozdělit zaměstnancům. Pamatujte, že termín pro rozeslání formulářů W-2 zaměstnancům je 31. ledna roku následujícího po zdaňovacím roce. Například zaměstnavatelé, kteří měli povinnost distribuovat daňový rok W-2s do roku 2016, měli do 31. ledna 2017 distribuovat.

Máte dvě možnosti pro distribuci tištěných formulářů W-2 zaměstnancům: buď je pošlete nebo je osobně rozdělíte zaměstnancům. Pokud zaměstnanec obdrží formulář W-2 osobně, možná budete chtít mít zaměstnance podepsat, že formulář byl vzat, aby se předešlo otázkám, zda to bylo hotovo.

07 - Zkontrolujte chyby před odesláním formuláře W-2 zaměstnancům

Chcete-li minimalizovat problémy a musíte znovu odeslat formuláře W-2, zkontrolujte pomocí formuláře W-2 formuláře chyby. Mezi běžné chyby W-2 patří použití formuláře v nesprávném roce, chybějící informace, uvádění informací do nesprávné schránky a nezastavení sociálního zabezpečení v maximální možné míře.

08 - Řešení žádostí zaměstnanců o duplicitní formuláře W-2

Zaměstnanci často ztrácejí nebo ztrácejí formuláře W-2 a mohou přijít na oddělení výplatních listů a požádat o duplicitní kopii formuláře W-2. Než distribuujete formuláře W-2, zvažte, jakým způsobem tyto požadavky řešíte:

• Pokud jste vytiskli formuláře interně, můžete jednoduše vytlačit formulář W-2 a dát ho nebo poslat zaměstnanci.
• Pokud formulář byl připraven externí mzdovou službou, mohou vám účtovat náklady na tisk a zaslání formuláře. Možná budete chtít účtovat zaměstnance za první duplicitní formulář nebo za druhou duplikát za rok (to se stane!).

Ať se rozhodnete cokoliv, je dobré informovat zaměstnance o vašich zásadách týkajících se duplicitních formulářů. Obvinění z duplicitních formulářů se může zdát extrémní, ale může snížit počet ztracených formulářů, s nimiž se musíte vyrovnat.

09 - podání formulářů W-2 a W-3 s administrací sociálního zabezpečení

Poté, co jste se rozhodli, jak připravit formuláře W-2 a distribuovat tyto formuláře zaměstnancům (do 31. ledna roku následujícího po zdaňovacím roce), je dalším rozhodnutím určit, jak tyto formuláře podat společnostem SSA (Social Security Administration) .

Všechny formuláře W-2 musí být podány společnostem pro správu sociálního zabezpečení společně s formulářem W-3 . Dvě možnosti pro odeslání těchto formulářů:

• Můžete odeslat online v sekci Business Services Online na webových stránkách sociálního zabezpečení. Nejprve se musíte zaregistrovat a poté vyplnit příslušné formuláře online. Pokud přihlášíte online s BSO, nemusíte obsahovat formuláře W-3.
• Můžete také zaslat vyplněné formuláře W-2 společně s formulářem W-3 společnosti Social Security Administration.

Zde je více informací o tom, jak připravit formulář W-3 .

10 - Zkontrolujte stavové podmínky pro distribuci formulářů W-2

Po dokončení formuláře W-2 pro zaměstnance je jedna část tohoto formuláře (kopie 1) určena k odeslání do stavu, ve kterém zaměstnanec pracuje. Pokud zaměstnanec pracuje ve více než jednom státě, budete muset každému státu předložit kopii formuláře W-2.

Každý stát má různé požadavky na předložení formulářů W-2 a všech formulářů pro předávání. Zeptejte se svého daňového úřadu nebo státního úřadu pro příjmy, abyste se dozvěděli, že požadavky státu.

UPDATE: Mnoho států se shoduje s novým časovým termínem pro podání W-2 s SSA.

Přečtěte si více o daních ze státního deníku.