10 tipů pro psaní lepšího dárce

by Joanne Fritzová

Nikdy nemůžete říct příliš dobře nebo příliš často

Řekněme, že dárce ukončí jednu transakci, ale staví most do budoucí podpory a hlubšího zapojení. Udělejte to dobře a vy jste na cestě k budoucímu úspěchu při získávání finančních prostředků.

Zde je deset tipů, které vám děkuji dopisem právě v pořádku.

01 - Získejte rychlou zprávu

Čtyřicet osm hodin je ideálním obratem na poděkování. Pokud je to nemožné, snažit se nejdéle za týden. Chcete, aby si dárce vzpomněl, že dárcovství dělal tak, že vaše poděkování posiluje jeho činnost a odměňuje jej za dávání.

Získání dopisu tam rychle učiní, aby se vaše charitativní jméno drželo v mysli dárce, ujistěte ho, že jste obdrželi dar, a zapůsobte na něj svou účinností a přemýšlivostí.

Dokonce i on-line dárci by měli obdržet zaslaný dopis poděkování, ale to je drahé a mnoho neziskových organizací se pohybuje online co nejvíce. V takovém případě se ujistěte, že váš online dárce nezískal pouze e-mailový doklad. Udělejte si čas na přizpůsobení e-mailu poděkování a změňte jej na něco nezapomenutelného

Vyčistěte nejlepší postupy pro zasílání e-mailových poděkování . V plných e-mailových rámečcích může váš dopis poděkování zůstat bez povšimnutí, takže věnujte pozornost předmětu a ujistěte se, že řádek "od" jasně identifikuje vaši organizaci.

Existuje spousta překážek, které děkuji dárci e-mailem, které můžete zapomenout. Musí zůstat mimo složku SPAM , upoutat pozornost dárce a přitahovat ho k otevření zprávy. Nedopusťte, aby snadnost a poměrně nízké náklady na e-mail, slepé na vaše nedostatky.

02 - Udělej to za osobní

Přizpůsobte svůj poděkování dopisu se jménem dárce (zkontrolujte prosím pravopis a nikdy nevolte pana paní) a napište přímo na osobu. Křestní jména jsou mocná.

Co funguje pro dopis o fundraisingu, také pracuje na poděkování. Například použijte osobní zájmena , například "vy", "my" a "I."

Zahrňte informace o dárci, jako například o tom, jak dlouho jsou dárci, nebo že jste si je užili na poslední události. Možná, že dárce získal ocenění nebo získal propagaci. Neváhejte s tím něco přidat k vašemu dopisu.

Dobrý systém dárců bude vaším nejlepším přítelem, pokud jde o tuto úroveň personalizace. Většina systémů, a to i levných, má schopnost zachytit aktuální informace o vašich dárcích.

Kdy to vydali? Přinesli se dobrovolně? Kdy byl naposledy dárce kontakt s vaší organizací a jaká byla povaha této interakce?

Pokud je to první dárce, pošlete uvítací balíček a vyzvěte dárce, aby se přihlásil k odběru bulletinů a oznámení.

Pokud děkujete dávkovým dárcům, zvažte spíše ručně psanou poznámku než formální dopis nebo jiný tvůrčí způsob, jak poděkovat .

03 - Koordinujte s tématy kampaně

Koordinujte poděkování s odvoláním nebo kampaní, která přinesla dar.

Vytvořte šablonu pro dopis s poděkováním při psaní vašich fundraisingových materiálů. Přemýšlejte o tom v rámci balíčku kampaní. Pokud je dar v reakci na nějaký jiný podnět ... možná událost, kterou jste představovali ... spojte dopis s touto událostí.

Příchod plného kruhu zpět k odvolání zvyšuje přilnavost názvu vaší organizace v mysli dárce. Dárce také uklidňuje.

Pokud je dary odpovědí na konkrétní e-mailovou výzvu, vytvořte na své webové stránce vstupní stránku po dárcovství konkrétně pro dárce.

Generic je venku. Specifičnost toho, co dárce viděl, že ho donutil dát, je nutností. Například, pokud dárce daroval pomoci obětem zemětřesení, ujistěte se, že se vám poděkování týká této situace.

04 - Použijte příběhy, aby se dárci spojili s výsledky

Pomozte dárcům představit si, jak byly vynaloženy peníze. Nejlepší způsob, jak to udělat, je vyprávět příběh o konkrétní osobě, jíž bylo darováno. Příběh nemusí být dlouhý. Pouze několik vět a používání jména člověka může stačit k vyvolání empatie u dárce.

Udělej svého dárce hrdinu těch příběhů. On nebo ona učinila ten příběh možný. Uchovávejte seznam příběhů o dobrých věcech, které vaše charita splňuje. pak nastavte bloky kopií pomocí těchto příběhů a dejte je do svých písemností poděkování podle potřeby.

Změna příběhů často udržuje vaše dopisy svěží a usnadní odesílání mnoha dopisů, aniž by bylo nutné, aby každý z nich byl zcela nový.

Dokonce i když sloušíte lidem, kteří se nacházejí v citlivých situacích a potřebujete chránit jejich totožnosti, existují způsoby, jak sdělit své příběhy bez ohrožení jejich soukromí.

05 - Podepište své dopisy skutečná osoba

Vyhněte se digitálním podpisům, dokud nepředáte tisíce dopisů najednou. Dokonce i tehdy, rezervujte dopisy, které půjdou dárcům, kteří dávají významné dary vašemu výkonnému řediteli, předsedovi správní rady nebo dobrovolníkovi, který předvídá fundraising. Pro tyto dopisy použijte skutečné razítka první třídy.

06 - Přidejte osobní, ručně psaný vzkaz

V případě potřeby požádejte výkonného ředitele nebo předsedu představenstva, aby do tohoto dopisu přidali osobní poznámku. Dlouhodobí dárci, kteří mohou vědět, že vaše ED nebo členové správních orgánů to považují za zvlášť příjemné.

Uvedením nedávné události, kterou dárce navštívil, oba dárce připomene příjemnou zkušenost a připojí poznámku autentičnosti. Zvažte, že budete mít pár dobrovolníků, kteří mohou psát poznámky k dopisům nebo připojit poznámky po ruce s ručně psanými zprávami.

07 - Zahrňte obálku s odpověďmi

Nedoporučuji žádat o další dar v poděkování. Upřímně řečeno, to lidi odvrací více, než si myslíte. Pouhé zahrnutí obálky odpovědi by však dárci mohlo připomenout, že budoucí dary jsou vítány.

Mnoho dárců tyto obálky uchovává a používá je k dárku později ... nebo dokonce i hned. Andrew Olsen z Fundraising Fundamentals je nadšený tím, že do dopisů děkujeme dopisům s odpovědí. Nalezl charity, které tuto taktiku používají pro nové dárce, které mají "druhé míry konverze dárků, které jsou kdekoli od 8% do 12% vyšší než ty organizace, které je nezahrnují."

08 - Použijte písmeno jako daňový doklad

Váš dárce vám děkuje, můžete také být dokladem. Pokud dárce dává 250 USD nebo více , musíte poskytnout daňový doklad každoročně, a toto vyzrazení můžete zahrnout do tohoto dopisu.

Děkuji vám, že dopisy dnes obvykle obsahují řádné zveřejňování informací vždy, když dárce dává, ať už on-line, šekem nebo měsíčním darem .

Je také správným postupem poskytnout souhrn dárcovství za rok na začátku příštího roku, právě v době, kdy dárci typicky připravují své daňové přiznání . Nezapomeňte, že potvrzení není děkuji . Příjem by měl být menší částí dopisu.

09 - Pozvěte více zapojení

Je to vždycky příjemné přidávat pozvánku k návštěvě vaší agentury a vidět svou práci z první ruky.

V dnešním světě, kde byste mohli žádat dary od lidí po celém světě, může být angažovanost dosaženo prostřednictvím sociálních médií . Povzbuďte svého dárce, aby sledoval vaši organizaci na Facebooku a Twitteru nebo na jiných sociálních sítích, na kterých se podílíte.

Vzhledem k tomu, že v poštovním dopise nejsou žádné hypertextové odkazy, zadejte adresu svého webu a pak se ujistěte, že tlačítka pro sociální média jsou snadno dostupná.

Zahrňte explicitní pozvánku k návštěvě webových stránek a klikněte na tato tlačítka a zaregistrujte se k e-mailovému zpravodaji nebo jiné komunikaci. Ikony sociálních médií jsou některé z nejdůležitějších prvků na webových stránkách Vaší charity.

10 - Přidejte příspěvek a poskytněte kontaktní informace

Jsme všichni skimmers. To je důvod, proč většina z nás čtete horní část dopisu a pak přeskočte dolů na PS. Pak se můžeme vrátit a přečíst si zbytek dopisu. Obchodníci s přímým pošty vědí vše o PS a vždy jej zahrnují. Někdy mají více než jednu.

V případě dopisu s poděkováním vám možná budete chtít znovu odkázat na příběh, který jste poskytli ("Michael a Jane jsou pro vás bezpeční a šťastní"), nebo tam položí důležité kontaktní informace.

Dárci by měli mít jméno, telefonní číslo a e-mailovou adresu někoho, kdo v organizaci může kontaktovat s otázkami. Zákaznický servis je pro neziskové organizace stejně důležitý jako pro podniky, takže je snadné, aby dárce nalezl skutečnou osobu, pokud by měla problém.