Zaměstnanci na volné noze, externí dodavatelé, nepracovníci
Nabízíte nezávislého dodavatele, který bude pracovat ve vaší firmě? Nabízení papíru pro nezávislé dodavatele je mnohem jednodušší než pro zaměstnance, pouze s několika potřebnými dokumenty, ale to jsou důležité dokumenty. Získat je na začátku pracovního poměru je mnohem jednodušší, než když je práce nebo smlouva uzavřena a nemůžete najít osobu.
Pronájem nezávislého dodavatele
Nabízení nezávislého dodavatele se liší od náboru zaměstnance. Existuje méně papírování, protože nemusíte vytvářet daně ze mzdy (daň z příjmů a daně FICA). Musíte ovšem ověřit daňové identifikační číslo osoby a ujistit se, že osoba je pro tuto práci způsobilá a že je spolehlivá a dobrá pověst. Možná se také budete chtít ujistit, že zhotovitel nezveřejní důležité informace o společnosti ani neopustí vaši společnost a nepřijme zákazníky ani zaměstnance.
Co je nezávislý dodavatel?
Nezávislým dodavatelem může být jeden nebo více osob, které jsou v odděleném podnikání od vašeho. Patří sem i nezávislí pracovníci (například umělci, projektanti nebo weboví tvůrci, externí firma (např. Čistící práce), odborník, jako je právník nebo daňový zpravodaj - každý, komu platíte za služby a který není zaměstnancem.
Dokument č. 1 - Formulář W-9
Nejdůležitější věc, kterou je třeba mít na paměti při přijímání externích pracovníků, je, že je nutné doložit jim platby.
Pokud zaplatíte každému (s několika málo výjimkami ) 600 Kč nebo více za rok, musíte tuto osobu nebo společnost poskytnout formulářem W-9, který obsahuje identifikační číslo daňového poplatníka dodavatele, jeho jméno a adresu. Musíte mít W-9 u každého nezávislého dodavatele, takže nemusíte zadržovat daně z příjmů od této osoby.
Poté máte informace o vytvoření formuláře 1099 MISC pro danou osobu za zdaňovací období (podobně jako formulář W-2 pro zaměstnance).
Může se jednat o požadavek, který váš stát požaduje od daně z příjmů. Další informace získáte od úřadu daně z příjmů vašeho státu.
Dokument č. 2 - Aplikace, pokračování nebo dokumentace o kvalifikacích
Než si najmete někoho, měli byste si vyžádat a uchovat kopii dokladů, které prokazují jeho kvalifikaci za vykonanou práci.
Pokud žádáte osobu, aby vyplnila přihlášku, měla by být s pochopením, že žádost není určena k zaměstnání jako zaměstnanec. Je lepší získat podrobný životopis od osoby, včetně vzdělání a předchozí pracovní historie.
Požádejte o odkazy od předchozích zaměstnavatelů a pracovníků, kteří tuto osobu znají (pastor nebo švagr člověka není dobrý odkaz).
Možná budete chtít provést kontrolu nad touto osobou. Dokud budete požadovat, aby všichni dodavatelé měli kontrolu na pozadí,
Pokud osoba dělá důvěrné, finanční nebo jiné kritické práce, měli byste také provést kontrolu pozadí a získat reference. Je-li osoba nebo společnost pojištěna (pojištěná), můžete si přečíst kopii tohoto pojištění.
Dokument č. 3 - Písemná smlouva
Pro každého nezávislého dodavatele, který pracuje pro vaši společnost, musíte mít kopii smlouvy , která je podepsána oběma stranami. Mohlo by to připadat přehnané, kdybyste požadovali, abyste měli smlouvu o každém vztahu nezávislého dodavatele, ale existují určité dohody, které je třeba dát písemně. Smlouva vás oba chrání v případě sporu.
Některé otázky, které je třeba řešit v této smlouvě a některé termíny, které je třeba zahrnout :
- Rozsah práce, včetně toho, kdy má být práce provedena, a termíny
- Částky a načasování plateb, pokud jsou platby splatné, co se stane, pokud nebudou provedeny platby.
- Kdo vlastní práci - dodavatel nebo nájemce?
Nejdůležitější částí této smlouvy by mělo být prohlášení, že tato osoba je nezávislým dodavatelem, nikoli zaměstnancem.
Můžete také požadovat další dohody
V závislosti na typu práce a citlivosti vašich firemních informací možná budete chtít získat další dvě smlouvy: Dohodu o zachování důvěrnosti informací (non-disclosure) a dohodu o nekonkurenci. Zatímco tyto dokumenty nejsou vyžadovány žádnou vládní agenturou, může být dobrá věc, která je třeba zvážit na základě vašeho druhu podnikání a typu nezávislého dodavatele, který si najmete.
Dohoda o důvěrnosti vyžaduje, aby smluvní zaměstnanec zachovával důvěrné informace o vaší společnosti, které by mohly být pro vás škodlivé, kdyby byly zveřejněny.
Dohoda o nesoutěžení stanovuje omezení smluvního pracovníka, aby opustil vaši společnost a přijal vaše zákazníky nebo klienty do jiné společnosti.
Často se stává, že nezávislý dodavatel bude pracovat pro zaměstnavatele na chvíli, aby získal dovednosti a zkušenosti, a pak přestat, jít dolů na ulici a vzít si některé zaměstnavatele zákazníky spolu. Aby se tomu zabránilo, mnoho zaměstnavatelů nezávislých dodavatelů vyžaduje dohodu o nekonkurenci.
Nekonkuruje omezuje schopnost bývalého zaměstnance nebo dodavatele vlastnit konkurenční podnik v určité oblasti po určitou dobu poté, co opustil zaměstnavatele a vykonal práci, která soutěží přímo s bývalým vlastníkem.
Vedení záznamů o smluvních pracovnících
Vy jako majitel firmy se nevyžaduje, abyste tyto dokumenty předávali komukoli, ale pokud jste někdy auditován IRS , nebo potřebujete ověřit vztah, budete je muset vyrobit. Vytvořte soubor s každým nezávislým dodavatelem, který jste najali, s těmito dokumenty.