Co je výjimka ze zadržení?
Zadržení je obecný pojem pro částky převzaté z platů zaměstnanců za federální a státní daň z příjmů a za daně FICA (Sociální zabezpečení a Medicare).
Někteří zaměstnanci nemusí být vyzváni k tomu, aby federální daně z příjmu byly odebrány z jejich odměny, pokud jsou jejich příjmy pod určitou úrovní. Služba IRS umožňuje zaměstnancům požadovat výjimku ze zadržení v konkrétním roce, pokud se oba tyto situace týkají:
- V předchozím roce měli právo na vrácení veškeré federální daně z příjmů zadržené, protože neměli žádnou daňovou povinnost, a
- Pro běžný rok očekávají vrácení všech federálních daní z příjmů, které zadržují, protože očekávají, že nebudou mít žádnou daňovou povinnost.
Některé typy zaměstnanců mohou být osvobozeny: studenti, pracovníci na částečný úvazek, ti nad 65 let a nevidomí zaměstnanci.
Jak vidíte, osvobození od daně je pouze jeden rok. Musí být nárokován každý rok a musí být uplatněn do 15. února. Po 15. únoru nemůžete přijmout nárok na odmítnutí výjimky. Zaměstnanec bude muset počkat na následující rok, aby požadoval výjimku.
Jak mám vědět, jestli je zaměstnanec osvobozen od zadržení?
Hlavní věc, kterou si v této situaci zapamatujete, je, že můžete změnit pouze zadržení na základě dokumentace, kterou vám zaměstnanec dává.
Dokud zaměstnanec neposkytne správnou formu nebo formuláře, musíte nadále zadržovat federální, státní a místní daně z příjmů na základě nejnovějších formulářů vyplněných zaměstnancem. Nemůžete vzít slovo zaměstnance o nároku na výjimku.
Pro nárok na osvobození od zadržení musí zaměstnanec do 15. února každého roku vyplnit nový formulář W-4, aby změnil zadržení.
Formulář W-4 obsahuje informace o rodinném stavu zaměstnance a počtu požadovaných povolenek za účelem výpočtu zadržení.
Pokud má zaměstnanec nárok na výjimku, tak by měl vypadat formulář W-4:
- Řádek 5 - Celkový počet povolenek - bude prázdný
- Řádek 6 - Dodatečná částka, která má být zadržena - bude prázdná
- Řádek 7 - nárok na výjimku - zobrazí slovo "Osvobozeno".
Co jiného potřebuji vědět o žádostech o výjimku ze zadržení?
Žádost o osvobození od dani nezbavuje zaměstnance povinnosti platit svůj podíl na daních FICA, včetně dodatečné daně z Medicare . Všechny daně společnosti FICA musí být uhrazeny jak vy jako zaměstnavatel, tak i zaměstnanec. Zaměstnanec zadržený pro sociální zabezpečení přestane na sociálním zabezpečení maximálně , ale váš příspěvek na sociální zabezpečení jako zaměstnavatel pokračuje za celou plat.
Žádost o osvobození od daně z federálních daní nemá nic společného se státní dani z příjmů zaměstnance a srážkou místních daní. Zaměstnanec se bude muset obrátit na státní a místní daňové agentury, aby zjistili, jak tato výjimka funguje v těchto jurisdikcích. Jak bylo uvedeno výše, dokud zaměstnanec neposkytne podepsané doklady pro nárok na osvobození od státních nebo místních daní, musíte tyto dluhy i nadále zadržovat.
Pokud má zaměstnanec nárok na osvobození od zadržení, ale v průběhu roku již zadržel odměnu, nemůže vám tyto peníze vrátit. V době zdanění informujete zaměstnance o zadržení ve formuláři W -2 za rok. Zaměstnanec pak může požadovat zadržení. Například Carlton přijde na vás v únoru a říká, že chce pro tento rok požadovat osvobození od zadržení. Vyplní nový formulář W-4, ale již jste v lednu zadržel 276 dolarů. Bude muset počkat, až podá daňové přiznání a požádá o 276 USD.
Nepředpokládejte, že by studenti, zaměstnanci na částečný úvazek nebo sezónní pracovníci byli osvobozeni od zadržení. Všichni zaměstnanci musí vyplnit formulář W-4 na požádání a tento formulář musí zaměstnavatel využít k uplatnění nároku na výjimku.
Mohu pomoci zaměstnancům zjistit, zda jsou osvobozeni od zadržení?
Váš advokát vám řekne, abyste zaměstnancům nekompletovali formuláře.
Pokud se však zaměstnanec zeptá, můžete jim poskytnout informace, které jim pomohou rozhodnout samy. IRS publikace 505 má vývojový diagram, který by zaměstnanci mohl pomoci rozhodnout o osvobození od zadržení.
Co když je nárok na osvobození zaměstnance špatný nebo nepravdivý?
Pokud se domníváte, že výjimka ze srážky W-4 ze strany zaměstnance je nesprávná, nemůžete ji změnit, ale můžete zaměstnanci informovat, že osvobození od daně může být zpochybněno úřadem IRS. Bez ohledu na to, co zaměstnance tvrdí, musíte použít pouze podepsaný formulář W-4, který se zadluží od odměny zaměstnanců.
Nemusíte se obrátit na formuláře W-4 do IRS, ale mohou přezkoumat žádost zaměstnance o výjimku a mohou požádat o předložení formuláře W-4 zaměstnance. V některých případech, pokud se IRS domnívá, že nárok na výjimku není platný, mohou poslat "zámek" do vaší firmy spolu s kopií pro zaměstnance. Uzavřený dopis se zablokuje v odmítnutí zaměstnance na základě hodnocení IRS.
Tento dopis určuje maximální počet povolených příjmů pro zaměstnance. Jakmile obdržíte tento blokovací dopis, musíte začít používat tyto informace k tomu, abyste odebrali federální daně z příjmu od odměny zaměstnance, a to s datem stanoveným IRS. Srážkovou částku nelze změnit, dokud nedostanete povolení od IRS; nemůžete od zaměstnance přijmout nový W-4, abyste změnili částku, kterou jste zadrželi.
Pokud nezměníte odmítnutí zaměstnance na základě zadržení v bloku, vaše firma je povinna zaplatit dodatečnou částku daně, která měla být zadržena. (Více informací naleznete v tomto článku týkajícím se dodržování předpisů IRS.)