Jaké náklady na zaměstnance byste měli platit
Nejlepší je držet se uhradit pouze ty stěhovací náklady schválené IRS jako odpočty z daňového přiznání zaměstnance.
Podle IRS , odpočitatelné stěhovací náklady pro zaměstnance zahrnují pouze
"rozumné náklady na:
Stěhování domácího zboží a osobních věcí z bývalého domova do nového domova a
Cestování (včetně ubytování) z bývalého domova do nového domova.
Náhrady neodpočitatelných výdajů jsou vždy zdaněny zaměstnanci, a to i v případě, že by úhrada mohla být považována za odpovědný plán (jak je popsáno níže).
Daňové důsledky náhrady přesunů zaměstnanců
Obecně platí, že každá platba, kterou dáte zaměstnancům, je zdanitelná a placení nákladů na stěhování zaměstnanců se považuje za zdanitelnou dávku. Existuje však způsob, jak zajistit, aby tato dávka nebyla pro zaměstnance zdanitelná.
Pokud chcete, aby náklady na stěhování zaměstnance byly nezdanitelné zaměstnancem (IRS používá termín "vyloučen" z daní), musíte je platit přes to, co IRS zavolá odpovědný plán .
V takovém případě zaměstnanec zaplatí výdaje a vyplatíte jim.
Aby byly splněny kritéria pro odpovědný plán, musí být výdaje rozděleny do položky a mohou být uhrazeny pouze konkrétní výdaje. Výdaje musí být také pro obchodní účely.
Zaměstnanec musí zaplatit nebo vynaložit odpočitatelné výdaje při výkonu služeb jako zaměstnanec vaší společnosti. Možná budete muset dokumentovat, že váš podnik požaduje přesun.
Existuje také několik účetních postupů, které musí být dodrženy, aby byl plán splátek
- Zaměstnanec musí " přiměřeně vykázat tyto náklady v přiměřené lhůtě." To znamená, že zaměstnanec vám musí dát příjmy za všechny výdaje.
- Pokud dáváte zaměstnanci zálohu na tyto výdaje, zaměstnanec musí v přiměřené lhůtě vrátit veškeré přebytečné peníze.
Například, řekněme, že vydělujete 5 000 dolarů za stěhování výdajů a zaměstnanec vám dává příjem za 3 660 dolarů. Zaměstnanec vám musí dát zkontrolovat zůstatek (1 350 dolarů). Pokud nejsou splněna všechna kritéria pro zodpovědný plán, plán není plánem zodpovědným. A " úhrady za nevynaložené náklady " (na zaměstnance) a příspěvky na různé nebo neurčené výdaje jsou zdanitelné zaměstnancem.
Jen abych byl naprosto jasný: Jakákoli náhrada zaměstnancům na základě nezodpovědného plánu musí být považována za zdanitelnou (včetně zadržení), a to i v případě, že je úhrada výdajů, které jsou zaměstnanci odečitatelné. A všechny platby, které nejsou podloženy inkasem, i když jsou součástí odpovědného plánu, jsou zdanitelné a podléhají zadržení.
Zadržení daně ze mzdy na přesměrování výdajů zaměstnancům
Pokud byly platby provedeny na základě kritérií pro odpovědný plán a byly splněny všechny nezbytné podmínky, platby zaměstnancům na stěhování výdajů nepodléhají zadržení.
Pohybové platby, které nejsou realizovány podle kritérií pro odpovědný plán (popsané výše), podléhají zadržení federální daně z příjmů, daní FICA (Sociální zabezpečení a Medicare) a federální daně z nezaměstnanosti.
Nahlášení pohybujících se výdajů na formulář W-2 zaměstnance
Pokud náhrada zaměstnanci splňuje všechny podmínky odpovědného plánu, jak je popsáno výše, nemusíte tyto náhrady zahrnovat do W-2 zaměstnance. Pokud vám zaměstnanec poskytne dostatečné účetní náklady, ale přebytek není vrácen, budete se muset obrátit na mzdovou službu nebo na zpravodaje, aby zjistil, jakým způsobem podat zprávu o zdanitelných a nezdanitelných částkách. Musíte uvést výši této výhody, jakmile vyplníte roční daňovou zprávu W-2 pro zaměstnance za předchozí rok.
Patriot Software poskytuje více objasnění toho, jak jsou tyto výdaje zapsány na formuláři W-2 zaměstnance. Použijeme výše uvedený příklad, kdy zaměstnanec obdrží 5 000 dolarů na stěhování výdajů, má příjmy za 3 660 dolarů a zachová zbývající částku 1 350 dolarů. Částka, kterou zaměstnanec drží, je zaměstnance zdanitelný. Předpokládejme, že tato platba se provádí podle požadavků na odpovědný plán, jak je popsáno výše:
- Zdanitelné částky 1 350 USD jsou zahrnuty v kolonce 1 W-2 (a v kolonkách 3, 5 a 16, pokud jsou zdaněny státem nebo městem).
- Srážková daň z federální a státní daně z příjmů a daně FICA musí být vypočteny pro zdanitelné částky 1 350 USD a zahrnuty do příslušných políček W-2.
- V kolonce 12 formuláře W-2 musíte použít kód "L." (částka rovnající se zdůvodněnému množství (např.
Další podrobnosti o tom, jak funguje, naleznete v publikaci IRS 15 (Circular E).
Poskytnutí zaměstnaneckého peniaze za přesun nákladů
Některé firmy dávají zaměstnancům určitou částku na stěhování nákladů v závislosti na druhu pohybu a vzdálenosti. Platba může být nadále odpočitatelná pro vaši firmu jako obchodní výdaje.
Pokud chcete zaměstnancům dát peníze na stěhování výdajů a nechte zaměstnance rozhodnout, jak budou tyto peníze vynaloženy, máte v souladu s předpisy IRS nezodpovědný plán. V tomto případě, jak bylo uvedeno výše, pokud nechcete, aby zaměstnanec musel vykazovat příjmy, je veškerá platba zaměstnancem zdaněna jako dávka. Kromě toho musí být při platbě zadržena federální daň z příjmu a daň FICA.
V takovém případě možná budete chtít přidat k platbě dodatečnou částku, která pomůže zaměstnanci s dalšími daněmi, které musí být zaplaceny. To se nazývá "vyčíslení" šeku a je to dáno, aby zaměstnanec poskytl přesnou částku platby po zdanění.
Například pokud zaplatíte zaměstnanci 2 000 dolarů na stěhování výdajů, můžete provést výpočet gross-up, který vám poskytne více než 2 000 dolarů na pokrytí dodatečných daní. Patriot Software má kalkulačku, která vám pomůže s tím.
Zaměstnanecké stěhovací výdaje jsou odečitatelné
Platba nákladů na stěhování zaměstnanců je odpočitatelné náklady na podnikání. Zaměstnanecké srážkové náklady na zaměstnance by měly být omezeny na ty, které by zaměstnanec mohl odečíst z vlastního daňového přiznání. To znamená pouze náklady na stěhování zboží pro domácnost a cestovní výdaje na nové místo pro zaměstnance a jeho rodinu.
Povídání zaměstnanců o plánu náhrady nákladů
Stejně jako u ostatních zaměstnaneckých výhod musí být všem zaměstnancům zacházeno stejně. Můžete stanovit kritéria pro kvalifikaci plánu podle typu zaměstnance (např. Platná vs. hodinová), ale nemůžete dát jednomu zaměstnance ve stejné klasifikaci více této výhody než jiný.
Vždy je to dobrý nápad, abyste tuto výhodu napsali písemně a zahrnuli ji do své komunikace se zaměstnanci. Vaše příručka pro zaměstnance nebo příručka pro postupy a postupy jsou dobrým místem pro popis plánu. Nezapomeňte zahrnout informace o daňových důsledcích této výhody.
Pomoc zaměstnancům s jejich snižováním nákladů
Pokud nejste kvalifikovaným zpracovatelem daní , poskytnutí daňového poradenství zaměstnancům o odpočtech daně z příjmu není dobrá věc. Vyzvěte své zaměstnance, aby získali profesionální daňové poradenství nebo používali profesionální daňový software . Zde je několik věcí, které můžete pomoci zaměstnancům porozumět tomuto přínosu pohybujících se nákladů a jak to ovlivní jejich daně:
- Poskytněte zaměstnancům balíček pro přemístění pracovních míst, který vysvětluje, jak a kdy přesunutí výdajů uhradí vaše společnost.
- Poskytněte zaměstnancům příležitost změnit jejich zadržení (na formuláři W-4 ), aby účet za úhradu počáteční.