Jak zachovat protokol o kilometru pro nárok na výdaje na motorová vozidla

by Susan Wardová

Musíte mít denní knihu pro doložení Vašeho nároků na výdaje na automobily

Pokud jste v uplynulém roce využili jedno nebo více vašich vozidel k získání výnosů z podnikání, můžete si nárokovat související výdaje jako náklady na vaši daň z příjmů v USA a Kanadě pomocí protokolu o kilometrech. ( Jaké výdaje na motorové vozidlo můžete nárokovat na daň z příjmů? Podrobné údaje o tom, jaké výdaje můžete uplatnit a jak je nárokovat.) Ale jako vždy, pokud chcete odečíst tyto výdaje, musíte být schopni své tvrzení doložit důkazy formu knihy o kilometrech automobilů.

Jak zachovat protokol o kilometru

Jak agentura pro vnitřní příjmy (IRS), tak agentura pro daňové příjmy (CRA) tvrdí, že udržování přesného deníku obchodních cest udržovaných po celý rok je nejlepším důkazem, který můžete mít k podpoře vašich nároků na výdaje na motorová vozidla.

Následující informace by měly být zaznamenány v lodním deníku při každém použití vozidla pro obchodní účely:

datum,
výchozí bod,
cíl,
účel vaší cesty;
počáteční počet kilometrů,
vozidlo končí kilometr,
celková míle (nebo kilometry v Kanadě) řízená.

Ukazatel počtu vzorků

Záznamy o kilometrech jsou obvykle k dispozici v obchodě s kancelářskými potřebami nebo můžete použít následující šablonu, kterou lze zkopírovat do aplikace Word, Excel nebo podobný kancelářský dokument výběrem textu a kopírováním / vkládáním (pomocí systému Windows označíte text, který chcete vybrat myši a stisknutím kláves CTRL-C zkopírujte a CTRL-V vložte).

**Výkazy o kilometrech vozidel / výdajů za rok ____________ Odometr na 1. lednu _____________**
datum	Spustit kilometr	Koniec kilometrů	Celkový počet kilometrů	Obchodní účel	Park $	Tolls $	Ostatní $

Automatické sledování kilometrů

Ruční zadání informací o zájezdech do deníku je únavné, zvláště pokud podniknete spoustu služebních cest. Naštěstí je k dispozici několik aplikací pro sledování ujetých kilometrů pro smartphony Apple a Android, které využívají telefony GPS, aby sledovaly každou míli / kilometr vedenou pro obchodní účely.

Za malý měsíční poplatek bude aplikace zaznamenávat informace o vašem pracovním zájezdu a umožní vám stahovat souhrnné údaje o vašem daňovém přiznání. Mezi nejoblíbenější aplikace pro sledování najetých kilometrů patří:

MileIQ (IOS a Android)
Protokol výdajů kilometrů (IOS)
TripLog (IOS a Android)

Obchodní použití versus osobní

Jak IRS, tak CRA jsou ostražité ohledně nadměrných nároků na obchodní použití osobních vozidel - tvrdí, že většina nebo všechny kilometry vašeho vozu pro obchodní účely jsou jistým způsobem, jak přilákat zvláštní kontrolu od daňových orgánů a případný audit . (Podívejte se na 10 červených vlajek, které vás auditují v kanadské malé firmě .)

Proto, když přijde čas na nárok na vaše obchodní náklady na motorové vozidlo, budete potřebovat vědět, kolik kilometrů nebo kilometrů, které jste neobchodovali, a nejjednodušší způsob, jak to udělat, je zjistit, kolik kilometrů nebo kilometrů jste řízená v průběhu roku srovnáním četnosti kilometrů vašeho vozu na konci daňového roku s tím, co bylo na začátku roku.

Poté, jakmile budete mít své údaje za rok, vypočítejte nárok na výdaje na motorové vozidlo , musíte v průběhu roku měřit všechny míle / kilometry, které jste použili pro obchodní účely.

Vaše osobní využití je pak celkový počet kilometrů za rok minus provozní kilometry.

Dobrá zpráva pro kanadské daňové poplatníky - můžete použít zjednodušený protokol o CRA kilometru jako důkaz

Kanadská daňová agentura nyní umožňuje malým podnikatelům omezit vedení svých záznamů v lodním deníku a používat tříměsíční deník, aby extrapolovali obchodní využití po celý rok.

Použití zjednodušeného deníku:

Musíte mít předtím udržovaný protokol najetých kilometrů za jeden úplný rok, abyste si založili obchodní rok vozidla v základním roce.
Musíte mít tento deník pro jeden úplný rok v roce 2009 nebo pozdější rok.
Vaše obchodní využití vašeho vozidla za rok, kdy používáte zjednodušený deník, musí být v rozmezí 10% z výsledků vašeho podnikatelského využití vašeho vozidla, které jste zaznamenali pro základní rok.

CRA rovněž uvádí, že podniky budou muset ukázat, že používání vozidla v základním roce zůstává reprezentativní pro jeho běžné používání.

Všechny tyto skutečnosti jsou pravdivé, pak byste mohli uchovat lodní deník po dobu pouhých tří měsíců a poté vypočítat své obchodní využití vozidla vynásobením obchodního využití stanoveného v základním roce poměrem období výběru a období základního roku , pomocí tohoto vzorce:

(Období výběrového roku% ÷ období základního roku%) × ročně základního roku% = vypočítané roční obchodní využití

Všimněte si, že k tomu budete muset vědět, jaké procento vašeho podniku používá pro konkrétní tříměsíční období v roce, který používáte jako základní rok, abyste jej mohli porovnat s vaším nově vzorkovaným rokem.

Takže pokud jsem si například pro lednu, únor a březen posledního zdaňovacího období udržel zjednodušený protokol o kilometrech CRA, musím také vědět, jaký byl můj procentní podíl z provozu vozidla v lednu, únoru a březnu během mého základního roku když jsem po celý rok udržel kilometrový protokol.

Zde je příklad:

Předpokládejme, že jsem si pro první tři měsíce roku udržel zjednodušený lodní deník a zjistil, že můj obchodní podíl vozidel je 64%.

Vracím se k úplnému celkovému počtu kilometrů za rok 2015, který jsem se rozhodl použít jako svůj základní rok, podívat se na záznamy za leden, únor a březen a zjistím, že mé obchodní využití procentního podílu vozidel během této doby bylo 68%. Mé procento používání mého vozidla pro obchodní účely za celý celý základní rok bylo 70%.

Potom použijte vzorec pro extrapolaci mých tří měsíců údajů do mého zjednodušeného lodního deníku tak, aby pokrýval celý rok:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Takže 65% je každoroční obchodní využití procentního podílu vozidel, o které se domnívám, že používám mé zjednodušené údaje v lodním deníku - číslo, které bude přijatelné pro agenturu pro daňové úlevy v Kanadě, protože spadá do rozmezí přípustných odchylek 10%.

Další podrobnosti o nároku na výdaje na podnikání spojené s používáním vašeho vozidla k získání výnosů z podnikání naleznete v části Jaké náklady na motorové vozidlo můžete uplatnit v Kanadě?