Zjistěte, jaké účetní informační systémy dělají
Systémy elektronického zpracování dat (EDP)
Většina podniků s výjimkou těch nejmenších používá počítačové systémy, nazývané také systémy elektronického zpracování dat (EDP).
Tyto systémy zpracovávají každý krok účetního procesu od záznamu finanční transakce až po sestavení účetní závěrky. Podniky neustále zlepšují svou systémovou technologii, aby zůstaly konkurenceschopné a aby zůstaly v souladu se zákonem Sarbanes-Oxley z roku 2002 . Dokonce i ty nejmenší firmy se mohou rozhodnout použít systémy jako Quickbooks .
Základy obchodních transakcí a obchodních procesů
Abychom pochopili, jak fungují tyto účetní informační systémy, musíte pochopit základní účetní pojmy "obchodní transakce" a "obchodní procesy". A co je nejdůležitější, musíte pochopit, jak se obchodní transakce a procesy spojují a vytvářejí finanční výkazy. Co se týče účetních informačních systémů, mohou být obchodní transakce rozděleny do několika typů obchodních procesů:
1. Příjmy a výnosy, systémy a kontroly
Obchodní transakce, které spadají do těchto obchodních procesů, představují velké objemy denních prodejů, výnosů a peněžních přílivových transakcí.
2. Výdaje a postupy návratu, systémy a kontroly
Obchodní transakce, které spadají do těchto obchodních procesů, představují velké objemy výdajů, výnosů a peněžních toků. Této kategorie se také nachází mzdová a nákupní transakce.
3. Konverzační procesy, systémy a kontroly
Obchodní transakce v této kategorii jsou suroviny a nedokončené transakce.
4. Administrativní procesy, systémy a kontroly
Obchodní transakce, které jsou administrativní, jsou investiční, výpůjční a kapitálové transakce.
Všechny tyto obchodní transakce vedou k účtům typu T vytvořeným v procesech, systémech a ovládacích prvcích účetnictví. Z hlavní knihy se vyvíjí jak vnitřní, tak i externí účetní závěrka. Vnitřní finanční výkazy mohou představovat stárnoucí rozvrh pohledávek nebo zprávu o stavu prodeje. Externí finanční výkazy by byly výkazu zisku a ztráty , rozvahy a výkazu peněžních toků .
Typy účetních informačních systémů
Existuje několik typů nebo kategorií účetních informačních systémů. Co podnikatelská firma používá závisí na druhu podnikání , velikosti podniku, potřebách podniku a sofistikovanosti podniku:
Ruční systémy
Manuální účetní informační systémy využívají převážně malé podniky a domácí podniky. Pokud je systém zcela ruční, bude vyžadovat následující: zdrojové dokumenty , hlavní knihu, obecný časopis a zvláštní časopisy nebo pomocné časopisy, které byste mohli potřebovat.
Starší systémy
Staré systémy jsou často ve stávajících obchodních firmách a používaly se před tím, než se informační technologie dostaly tak sofistikovaně, jako je dnes. I když starší systémy se mohou zdát staromódní, mají pro firmu jisté výhody. Obsahují cenné historické údaje o firmě. Zaměstnanci firmy mají tendenci vědět, jak používat systém a porozumět tomu. Původní systém byl obvykle přizpůsoben specifickým potřebám jednotlivých firem. Tento typ přizpůsobení nenajdete v obecných účetních softwarových balíčcích.
Bohužel existující systémy mají také značné nevýhody. Často nemají žádnou dokumentaci. Obvykle je těžké najít náhradní díly, protože hardware a software mohou být zastaralé. Dokonce i počítačový jazyk, který používají starší systémy, je obvykle starší jazyk.
Většina starších systémů byla postavena od začátku.
Nahrazení starších systémů
Úplně můžete nahradit starší systém novým moderním systémem. To je poměrně nákladné řešení. Můžete také aktualizovat starší systém. Můžete použít postup nazvaný škrábání obrazovky, což je technika, která přebírá data zobrazovaná na obrazovce počítače a překládá tak, aby ji novější aplikace mohla přečíst. Můžete také nastavit systém integrace podnikových aplikací. Tento typ systému propojuje různé aplikace ve vašem původním systému, jako je inventář, mzdy a další.
Jste-li SMB, pokud nejste nejmenší, založená na odrůdách, budete chtít, aby váš účetní informační systém byl aktuální, aby byl konkurenceschopný ve vašem oboru. Existuje mnoho možností, jak si vybrat.