Proč platit v hotovosti je špatný nápad
I když není nezákonné platit zaměstnance a nezávislé dodavatele v hotovosti, není to z mnoha důvodů dobrá obchodní praxe. Některé podniky používají hotovost k zaplacení zaměstnanců, aby se vyhnuly placení daně ze mzdy , a někteří zaměstnanci požadují platby v hotovosti, aby se vyhnuly daním z příjmů.
Tento článek pojednává o právních a daňových otázkách a federálních zákonech týkajících se daní z příjmů, daní z mzdy a dalších daňových záležitostí.
Mzdové a daňové záležitosti při placení zaměstnanců v hotovosti
- Zaměstnavatelé musí zadržet daně ze mzdy (federální a státní daň z příjmů a daň FICA (Social Security / Medicare)) z platů zaměstnanců;
- Zaměstnavatelé musí také hlásit a platit daně ze mzdy, včetně zaměstnance a zaměstnavatele část daní FICA, IRS
- Ostatní daně z pracovního poměru musí být vypláceny z příjmů zaměstnanců , včetně daní z nezaměstnanosti , a plateb odškodnění ze státních dělníků
- Zaměstnavatelé musí každoročně informovat o příjmech zaměstnanců na formuláři W-2 . To zahrnuje peněžní příjmy.
- Zaměstnavatelé musí ověřit pracovní způsobilost nově přijatých zaměstnanců pomocí formuláře I-9 nebo systému E-Verify. Tímto ověřením se zaměstnanec dostane do federálního systému, a pokud jsou tito zaměstnanci placeni v hotovosti, křížové kontroly agentury mohou odhalit pokusy vyhnout se placení daní ze mzdy platbou v hotovosti.
Vliv platebních plateb na zaměstnance
- Zaměstnanci vyplácení v hotovosti, kteří nemají zadržené daně FICA, jsou odepřeny zárobky ze sociálního zabezpečení, které by mohly být použity při výpočtu jejich potenciálních dávek sociálního zabezpečení.
- Podobně zaměstnanci, kteří nejsou "na výplatní listině", nemají nárok na náhradu pracovníků nebo na dávky v nezaměstnanosti.
CPA Gail Rosen to říká o placení zaměstnanců v hotovosti:
Platební pracovníci nelegálně v hotovosti mohou vést k vážným problémům kromě daňových problémů. Pokud je pracovník "ne v knihách", můžete náhle mít podmíněné závazky, které mohou skutečně být katastrofální.
Pokud se pracovník při práci zraní a přistane v nemocnici, budou se dotázáni, jestli budou v práci zraněni. Pokud poškozený pracovník odpověděl ano, bude se na ně vztahovat náhrada pracovníků. Máte vážné potíže, pokud jste neplatili v odměňování pracovníků, protože jste je zaplatili v hotovosti. Totéž platí i za to, že se nezaplatil do státního zdravotního a invalidního fondu. Pokud například vypálíte pracovníka a požádáte o nezaměstnanost, pak budete mít auditora zaklepání na vaše dveře.
Zaplacení dětí, manželů nebo rodinných příslušníků v hotovosti
Mzdy dětí mladších 18 let, které pracují ve vaší firmě, podléhají stejným požadavkům na dani z příjmů právnických osob, daně z mzdy a daně z povolání jako ostatní zaměstnanci. Pokud si najmete vlastní děti, nemusí podléhat daním FICA, ale jejich mzdy musí být hlášeny IRS. Přečtěte si více o náboru vašich dětí jako zaměstnanců.
Nabízení vašeho manžela / manželky nebo jiných rodinných příslušníků k práci pro vaše podnikání a platbu v hotovosti může také zbavit tuto osobu dávky sociálního zabezpečení.
A všechny ostatní výše uvedené otázky, včetně vaší právní odpovědnosti při hlášení a placení daní ze mzdy, platí.
Zaplacení nezávislých dodavatelů v hotovosti
Mnoho firem platí smluvní pracovníky (příležitostné práce, letní pracovníci, zatímco platby nezávislým dodavatelům mají méně problémů než zaměstnancům, stojí za zmínku dvě věci:
- Platby smluvním pracovníkům musí být hlášeny každoročně na formuláři 1099-MISC a
- Musíte ověřit ID daňových poplatníků pro nezávislé dodavatele; pokud ID daňového poplatníka nemůže být ověřeno, musíte zhotovit zálohu ze zhotovitele.
Platby v hotovosti uskutečněné prodejcům a ostatním, s nimiž obchodujete, musí být ještě podloženy, pokud chcete, aby tyto platby v hotovosti byly odečteny jako náklady na vaše daňové přiznání . Dokonce i malé platby v hotovosti by měly být uhrazeny prostřednictvím drobného peněžního fondu s příslušnou dokumentací.